Den här webbplatsen använder cookies. Genom att du fortsätter att använda webbplatsen godkänner du att vi använder cookies. Godkänn

Strunta i smileyn!

Sättet att skriva korta inlägg på Twitter och Facebook har smittat av sig, och får oss att skriva rappare mejl. Men lämna känslor och smileys hemma, råder Olle Bälter, docent och forskare inom datalogi på KTH.

Hur mycket tid och energi ska man egentligen behöva lägga på att läsa och skriva mejl? Och vad passar sig att skriva – och inte – i arbetsrelaterade meddelanden?
– Generellt sett bör allt som handlar om känslor eller som kan få känslomässiga reaktioner inte skrivas i ett mejl. Känsliga besked måste alltid föregås av ett personligt möte, säger Olle Bälter. Han disputerade 1998 med avhandlingen »Electronic mail in a working context«, och skrev boken »E-post-eposet« 2002.
Det har gått några år sedan dess, hur har sättet att uttrycka sig i mejl förändrats?
– Inte så mycket som man kan tro. Visst påverkar tonen i nya medier hur vi skriver, men det är inte alla som bloggar, messar eller twittrar. De som är yngre har ett annorlunda skrivbeteende, men när de kommer in på en arbetsplats är de sällan i majoritet. Det gör att de snabbt anpassar sig till omgivningens sätt att kommunicera, därför sker inte förändringen så snabbt.

De nya medierna tenderar dock att få oss att skriva rappare och kortare än tidigare, menar Olle Bälter, en trend som han välkomnar.
– Det är en konst att uttrycka sig kort och koncist, men ändå klart. Det vore en välgärning om fler kunde ta till sig ett precisare sätt att uttrycka sig.
Finns det inte en risk med att det blir för kort? Jo, medger han, men målet med all kommunikation är trots allt att bli begripen. Är det för kort kan det bli obegripligt, men då märks det på svaret: mottagaren säger ifrån, eller svarar på fel saker. Men är mejlet i stället för långt, så finns risken att folk varken orkar läsa eller svara.

Bruket att använda emoticons – smileys – letar sig ibland in i arbetsrelaterad kommunikation. Hur ska man tänka här? Använda eller inte?
– Inte. Smileys är ett sätt att visa känslor som inte går fram när man skriver, jämfört med ett telefonsamtal. När man pratar känslor på en arbetsplats bör man inte använda e-brev, och det gäller även andra textbaserade medier. De flesta smileys är påhittade på skoj, mer än att man ska förmedla något väsentligt med dem, säger Olle Bälter.
– En skriven arbetsrelaterad kommunikation ska inte vara oklar, den får inte lämna tolkningsutrymme för vem som ska göra vad, förtydligar han.
På samma sätt passar det sig inte att e-posta information som inte är tänkt att någon annan ska kunna läsa. Det är lätt att information som är tänkt att vara förtrolig inte blir det.
– Tumregeln är att om du inte är beredd på att lägga informationen på Expressens löpsedel, så ska du inte skicka den, utan prata direkt med personen, säger Olle Bälter.

Fakta

10 tips – så blir du en bättre mejlare

1 Stäng av plinget och alla signaler som visar att du fått ny e-post.
2 Skriv hela meddelandet i rubrikraden, eller ha en klargörande rubrik.
3 Ett brev, ett ämne.
4 Alla kan inte läsa senaste versionen av MS Office så skicka inte brev som Word, PPT, Excel om det inte är nödvändigt. Om du måste skicka formaterad text, använd pdf som enkelt går att läsa på alla datorer.
5 Många nya brev? Läs senast inkomna först!
6 Stäng av kvittenser.
7 Utgå ifrån att ditt brev hamnar på kvällstidningarnas löpsedel och skriv inget du inte är beredd att se där.
8 Använd personliga möten och telefon för känslig information, och skriv gärna en sammanfattning efteråt och skicka via e-post.
9 Skriv aldrig ett argt mejl och skicka det direkt. Be att få återkomma och sov på saken innan du ger ditt svar.
10 Undvik ironi, sarkasmer och smileysar.

Källa: Olle Bälter och http://retoriksallskapet.se