Struktur ger tid åt annat
Mejl i inkorgen och högar på skrivbordet, telefoner som ringer och full mötesagenda. De flesta lever i en smått kaotisk vardag. Civilekonomen David Stiernholm är struktör och vet hur man får koll på läget. Med en bakgrund som controller och vd med intensiv arbetsbelastning vaknade intresset för att hitta en bättre struktur.
– Tidigare stressade jag jättemycket och hade det mesta i huvudet. För att få mer tid till hjärtefrågor och kunna känna mig mer ledig när jag var ledig, sökte jag efter metoder och knep som lösning på min kaotiska situation, säger David Stiernholm.
I dag driver han det egna företaget Stiernholm consulting och hjälper andra med smarta lösningar.
– Många upplever att dagarna bara snurrar på, att de aldrig får ägna tiden åt det de egentligen vill göra. Att få ett effektivt flöde i mejl, pappershögar och all input, minskar stressen, ger koll på läget och ger tid över att vara kreativ, säger David Stiernholm.
– Så fort du får ett papper ska du veta var du ska göra av det.
Ju fler kanalerna blir, desto viktigare blir det att hålla sig till en struktur. Det gäller att ta kontroll över allt inkommande som pockar på uppmärksamhet och behöver återkoppling.
– Ofta sprider man ut noteringar på olika ställen för att man inte tänkt igenom var man ska ha allting. Allt man har att göra ska in på en total att-göra-lista, till exempel ett block, säger David Stiernholm.
Skriv ner alla inkommande kanaler, projekt, att-göra-uppgifter, goda idéer, svar du väntar på. Bestäm strategi för hur och när du håller kanalen öppen eller stängd.
– Ta kontrollen och ha en genomtänkt strategi för allt, när mobilen ska vara av och på, hur ofta mejlen ska kollas.
Bryt ner att-göra-listan i detaljnivå, definiera hur du ska gå tillväga så blir det lättare gjort.
– Dessutom känns det skönt att få bocka av, skriver man bara upp de stora projekten blir de lätt surdegar, säger David Stiernholm.
Ha en morgonrutin på jobbet, kolla dagens kalender, möten, akuta grejer på att-göra-listan, och töm mejlboxen – vissa kan besvaras direkt, andra ska in på listan.
– I stället för att skriva ny lista varje morgon, skriv upp allt du kan komma på och låt listan leva över tid. Välj den uppgift som får högst prioritet.
Inred ett arkiv och håll det levande, rensa lite en gång per vecka. Bäst överblick ger ett hängmappsystem, menar David Stiernholm.
– Man har överblick och den är suverän för att sortera i undermappar, säger David Stiernholm.
Om du misslyckas, ta reda på vad som stjälpte lasset. Allt handlar om att välja system, hålla sig till det och att vara konsekvent.
– Det viktiga är att hitta en prioriteringsmodell som känns rätt. Frihet är att ha koll på läget.
Fakta
Undvik strukturvärstingarna:
1 Sluta strössla. Sprider du ut noteringar i högar, pärmar, mappar och i väskan? Vet du sedan inte var de finns? Så får du struktur: Skapa ett system som fungerar för dig för att lagra dokument och information. Ofta behöver vi minst två ställen – ett digitalt, med mappstruktur och ett fysiskt, som pärmar eller hängmappar från A-Ö.
2 Tänk micro i stället för macro. Att-göra-listan är oändlig och stressande eftersom du aldrig kan bocka av något. Så får du struktur: Dela upp projekten i små konkreta delar som du kan bocka av hela tiden och känna dig peppad.
3 Skaffa dig överblick. Svårt att få en snabb överblick över arbetssituationen? Du jobbar hårt med detaljer utan att ha koll på om du gör rätt saker eller inte. Så får du struktur: Med en projektöversikt en gång i veckan överblickar du vad som är i gång och vad nästa steg är för varje del. Skriv lista och följ upp det du missat en månad tillbaka.
4 Uppfinn hjulet en gång. Ofta upprepar vi arbetsuppgifter, fel och misstag. Så får du struktur: Skriv ner allt på en checklista för varje uppgift. Spara den i mappen för checklistor.
Källa: David Stiernholm