Beyond budgeting: Mål i stället för budget frigör tid
Det frigör tid och ger ett lika bra beslutsunderlag, menar Anna Bayer, chef för Ica-gruppens affärsplanering och analys.
Ekonomistyrning utan budget kan låta som en anomali. Men faktum är att allt fler bolag anammar ”beyond budgeting” – alltså ser bortom budgetens fiktiva deadline. Inför 2016 valde Ica-gruppen att satsa på en ny planerings- och prognosprocess utan budget. Den dåvarande processen var mycket omfattande och tidsödande.
– Budgetar för de omkring 1 300 butikerna i Sverige och 400 apoteken aggregerades uppåt i organisationen, säger Anna Bayer.
Läs även: Hon tilldelas professur donerad av Ica-handlarna
Bolagets nye CFO Sven Lindskog hade tidigare erfarenhet av budgetlös styrning och Anna Bayer, som också var nyanställd, blev intern projektledare.
I stället för en detaljerad treårsbudget och årsbudget arbetar man nu med målsatta nyckeltal på lång och kort sikt. Målnivåerna tas fram med hjälp av drivare (mätbara faktorer som försäljning, antal anställda, kunder, och så vidare) i stället för att använda konton/kostnadsställen. Två prognoser för innevarande år ersattes med tre rullande prognoser med tolv månaders horisont.
– Med budget arbetade vi bottom up och räknade på varenda butik och fastighet. Nu är perspektivet top down. Vi fokuserar på övergripande målsättningar och de faktorer som påverkar utfallet. Det är ett helt annat angreppssätt.
Läs även: Snabb karriär inom handeln
Anna Bayer ger ett exempel på skillnaden.
Antag att ett företags kostnader för resor har ökat. I en traditionell process konstaterar man att budgeten överskridits och inför resestopp resten av året. Att flytta pengar från ett annat område är vanligen inte aktuellt eftersom det är olika personer som ”äger budgeten”.
– Men tänk om en resa leder till något viktigt för att generera intäkt? Om man ser till helheten och dirigerar om från något annat område får man en helt annan effekt. Då konstaterar man inte bara att något hänt utan styr tydligare mot målen. Det handlar om att följa upp de stora dragen, säger Anna Bayer.
En vanlig budget blir svår att använda när omvärldsfaktorer ändras – vilket de förstås gör, poängterar Bayer.
– Dollarn stiger, reporäntan sänks, människor agerar annorlunda. Det genererar utfall som avviker mot budget som controller ska förklara. Nu förklarar vi vad som hänt jämfört med föregående år och sedan fokuserar vi framåt på hur vi ska uppnå de uppsatta måltalen.
Läs även: När controllern blir affärspartner
Hon beskriver införandet av budgetlös styrning som en intressant förändringsresa.
– Det är en stor omställning för både chefer och ekonomifunktion. I projektteamet arbetade vi först med ekonomifunktionen. De fick sedan cheferna med sig. Tvärtom hade inte gått.
Anna Bayer bedömer att de kommit halvvägs.
– De grundläggande förutsättningarna är på plats. Nu vill vi förflytta business controllerrollen ytterligare för att bli en business partner till verksamheten.
