Den här webbplatsen använder cookies. Genom att du fortsätter att använda webbplatsen godkänner du att vi använder cookies. Godkänn

Företag gör i snitt 30 felbetalningar i månaden – så stoppar du dina

Felaktiga utbetalningar kan ställa till det, både för den som gör överföringen och för den som får den felaktiga betalningen. Det handlar inte bara om att pengarna försvinner. För företag med många transaktioner kostar det både tid i anspråk för medarbetaren, badwill för företaget och i värsta fall att pengar går förlorade. Men det finns enkla lösningar.

Som ekonom är det självklart att du håller koll på transaktionerna i företaget. Trots det blir det fel på i genomsnitt 30 betalningar i månaden för ett vanligt svenskt företag, varav en är en dubbelbetalning. Det kan låta lite, men i förlängningen handlar det om stora pengar när det bryts ner i arbetstid för manuell spårning, eventuella kreditnotor eller återkrav och även risker med att det hamnar pengar på fel konton i fel bolag.

porträtt man brunt hår ler
Tommie Holmertz.

– Det är lätt hänt att råka betala en faktura i euro i stället för i kronor eller att betalningen plötsligt avviker från det normala betalmönstret genom att beloppet till leverantören är betydligt större än vad det normalt brukar vara. Det kan bero på att fakturan scannats in oriktigt eller helt enkelt blivit felaktigt manuellt registrerad på grund av stress. Det är helt enkelt omöjligt att som människa ha full kontroll på varje enskild transaktion som genomförs, säger Tommie Holmertz på Inyett.

Få tillgång till analyser från miljontals transaktioner

Inyett jobbar för att skapa ett säkert och kontrollerat finansiellt klimat för organisationer och människorna i dem genom säkra betalningar. Med över 1 000 organisationer som kunder inom både offentlig och privat sektor, analyseras över 50 miljoner transaktioner om året till ett värde av 1 200 miljarder kronor. Det skapar insikter och statistik när det kommer till risker kopplade till betalningar och leverantörer.

– Vi jobbar med företag och organisationer som hanterar mellan 5 000 till 1,5 miljoner transaktioner per år och det är omöjligt att hålla koll på den sortens volymer i överföringar för en individuell medarbetare på en ekonomiavdelning, säger Tommie Holmertz.

Inyett delar med sig av de insikter man får genom statistiken till sina kunder. Som ekonom som jobbar med leverantörsreskontra eller som ekonomichef med ansvar för processer och rutiner kan det vara ovärderligt att kunna jämföra sig mot andra företag för att se hur man ligger till.

 

 

Inyetts molnbaserade lösning fungerar lite som ett hemlarm, fast för betalningar. Systemet flaggar för felbetalningar, larmar för misstag du kan göra från leverantörsreskontra, såsom dubbelbetalningar eller om du blir utsatt för bedrägeri internt eller av bluffbolag. Mer än tre miljarder kronor uppskattas betalas till bluffbolag varje år.

– Den typen av brottslighet måste alla hjälpas åt för att få stopp på. Genom att ha ett system som tydligt säger ifrån när något är fel så bidrar man till att svenskt näringsliv stoppar det ekonomiska buset, säger Tommie Holmertz.

– Kunderna köper trygghet och kontroll och får ett kvitto på att purchase to pay-processen fungerar som den ska. Liknelsen med hemlarm är ganska bra. Det spelar ingen roll om du har ett slott eller en koja. Inte många väntar på att få inbrott för att få valuta för pengarna. Inyett Detect är trygghet, tjänsten larmar vid avvikande betalningar och vi baserar vår kunskap på hårda nyckeltal vilket sparar våra kunder både pengar, tid och anseende, säger Tommie Holmertz.

Tjänsten larmar vid mänskliga misstag

Ett exempel, berättar Tommie Holmertz, var en kund som förberett 300 betalningar till en ofta använd leverantör, där ekonomisystemet vid ett tidigare tillfälle uppmanat kollegorna att uppdatera leverantörens mottagarkonto till ett nytt i leverantörsregistret. Gironumret visade sig vara vara felaktigt uppdaterat, och den första betalningen av totalt 300, på ett totalt värde om två miljoner var plötsligt på väg till helt fel mottagare. Här såg tjänsten att gironummer inte hör samman med organisationsnumret och larmade.

– Jag är säker på att den som tagit emot 300 betalningar inte hade varit jätteglad på den som gjort fel, att hantera förloppet att återföra pengarna hade tagit både tid och energi. Sådana händelser skapar badwill hos de företag som drabbas. Dels ska medarbetare som redan har många arbetsuppgifter spåra felbetalningarna, dels ska de återföras och sedan kontrolleras. Det är många arbetstimmar som går åt då sådana fel uppstår, och fel blir det, säger Tommie Holmertz.

– Även om man är ett litet företag så finns det alltid förbättringspotential och effektivitetsvinster man kan göra. Olyckan kan vara framme hur få och små transaktioner man än genomför.

Leverantörsreskontrans sex vanligaste misstag:
  •  I genomsnitt sker elva dubbelbetalningar per år i svenska företag. Vanligast är rena dubbelbokningar eller att man bokför både ett postgiro- och ett bankgironummer som avsändare eller mottagare. Det äter tid och pengar för både den som betalar fel och för den som får fel betalning.
  •  I snitt görs 2-3 betalningar om året till bluffbolag registrerade på Svensk Handels varningslista från varje svenskt företag, till ett värde om cirka 60.000:-. Risken är förlorade pengar, personliga hot och ett dåligt företagsrykte.
  •  Varje svenskt företag gör i genomsnitt 15 inbetalningar per år till ett inaktivt gironummer.
  •  I snitt sker 23 betalningar per år och företag till leverantörer med allvarliga skulder hos Kronofogden.
  •  Antalet vd-bedrägerier ökar explosionsartat. Det innebär att någon utger sig för att vara bolagets vd via mail för att sedan kräva en brådskande utbetalning.
  •  Fakturor som kommer från leverantörer och företag där någon av dina anställda är aktiv. Det kan vara ett tecken på internt bedrägeri.
Fakta om Inyett

Företaget grundades 2011 och ägs av Visma.
Närmare hälften av Inyetts kunder är privata bolag.
Nästan alla Sveriges kommuner och hälften av landets regioner använder Inyett för att skapa säkra betalningar.
Abonnemangstjänsten kostar några tusen kronor i månaden, installationen tar en halvtimme.

 

 

 

Mer från: , , ,

Mer på civilekonomen.se