Större trygghet med säker rekrytering

Ofta är frågorna många när det är dags att rekrytera. Vet du verkligen vem din kandidat är? Har du full kontroll över de viktigaste pusselbitarna? Hur ser kandidatens ryggsäck ut när det gäller ekonomi, juridiska förekomster och bolagsengagemang? Har kandidaten verkligen den utbildning hen uppger och går det att verifiera tidigare arbetsgivare? Uttrycker hen odemokratiska åsikter i sociala medier på helgerna?

Läs mer: Ta makten över ditt digitala och sociala medieflöde

Säker rekrytering har därför seglat upp högt på allt fler arbetsgivares agenda. Men på en arbetsmarknad med brist på kompetenta medarbetare kan det vara frestande att hoppa bakgrundskontrollen och chansa på att en kandidat har rent mjöl i påsen.

Fusk förekommer och en felrekrytering kan bli mycket kostsam. Rekryteringsföretaget Poolia har beräknat att prislappen är i genomsnitt 700 000 kronor, men kostnaden kan bli betydligt högre än så. Verksamheten får också betala ett högt pris, med ökad otrygghet, ibland ohälsa och minskad produktivitet.

— Många arbetsplatser inom framförallt privat sektor saknar ett strategiskt och systematiskt säkerhetsarbete. Allt fler arbetsgivare vill öka säkerhetsinsatserna men saknar kunskap om juridik och GDPR, förklarar Pierre Gudmundsson, grundare och vd på Scandinavian Recruitment Intelligence.

Företaget är en oberoende säkerhetsrådgivare i rekryteringsprocesser och har tagit fram digitala verktyg för bakgrundskontroller och digital referenstagning som syftar till en trygg och säker rekrytering för alla inblandade parter.

Läs om: Sju steg till vassa Linkedin-rekommendationer

— Den traditionella processen för att ”ta referenser” är både mödosam och tidskrävande. Samtidigt finns det en överhängande risk för att både fusk med fabricerade referenser och mänsklig bias påverkar utfallet. Genom att digitalisera processen kan en arbetsgivare på ett träffsäkert sätt verifiera referensgivare och samtidigt öka objektiviteten och effektiviteten i referenstagningen, säger Peter Helin, Affärsområdeschef för referenstagning.se på Scandinavian Recruitment Intelligence.

Utgångspunkten för säkerhetsarbete är alltid en gedigen säkerhetsanalys där man bland annat tittar på vad som kan hota verksamheten och på vilket sätt? Nästa steg är att skapa en befattningsanalys. Här är en central fråga att förstå vilka befattningar som hanterar känsliga uppgifter. Resultatet av analysen sammanfattas i en HR-policy som beskriver de säkerhetsåtgärder som krävs vid rekrytering.

Läs också: Sverige försvarslöst mot cyberattacker

— Att anställa en person på magkänsla håller inte. I genomsnitt hittar vi avvikelser, så kallade förekomster, i var femte bakgrundskontroll om kandidater som vi anser att arbetsgivaren bör känna till. Dessa förekomster täcker hela spektrumet, från förfalskade utbildningar eller icke-existerande tidigare anställningar eller hur man uttrycker sig i sociala medier till grova brott, konstaterar Pierre Gudmundsson.

Förekomster innebär dock inte automatiskt en risk. Risken uppstår först när kandidatens ”förutsättningar” kopplas samman med organisationens skyddsvärden och de mandat och accesser som omger en befattning. Mandat att fatta beslut, ingå avtal eller förhandla för en organisations räkning påverkar riskbedömningen likväl som den access som befattningen medför sett till information, fysiska utrymmen, system med mera.

”Vi rekommenderar även vilka områden som rekryteraren bör fördjupa sig i.”

Innan en bakgrundskontroll kan initieras får kandidaten alltid ge sitt samtycke och kandidaten får även ge sitt samtycke innan informationen delas vidare till arbetsgivaren.

Läs även: Internrevisorn om Machiarini-skandalen

All data som samlas in analyseras av erfarna, specialutbildade analytiker och systemet är utvecklat på ett sätt som syftar till att  garantera objektivitet hos analytikern, samtidigt som känsliga personuppgifter krypteras och raderas per automatik efter genomförd kontroll.

För Pierre Gudmundsson och Peter Helin är bakgrundskontroll och referenstagning självklara hygienfaktorer i en rekryteringsprocess. Och det är inte bara vid nyrekryteringar som ökade säkerhetsinsatser krävs. Inom staten finns redan en regelbunden säkerhetsprövning av medarbetare på känsliga befattningar.

— Men i det privata näringslivet behöver det systematiska säkerhetsarbetet förbättras. Ta till exempel en ekonomichef med attesträtt på miljontals kronor, det är fullt rimligt att hen säkerhetsprövas en gång om året. Och det handlar inte bara om medarbetare på ledande nivå, utan vilken befattning och den risk som identifierats med rollen. Även en ekonomiassistent kan komma i kontakt med känsliga uppgifter och utgöra en ökad risk för verksamheten, avslutar Pierre Gudmundsson.

Läs mer: Passa dig för mutträsket

STÄDA DIN CV INFÖR REFERENSTAGNINGEN

Med ökat fokus på säker rekrytering kan du som söker nytt jobb underlätta processen. Gör så här:

1. Ange korrekta befattningar, utgå från vad som står i ditt lönebesked. Om du är osäker, kontakta HR-avdelningen hos din tidigare arbetsgivare. Att skriva att du haft en chefsroll när du varit teamledare ger dig inga fördelar.
2. Skriv aldrig ut dina referenser i ditt cv, då minskar du risken att dina referenser blir nedringda och får kontroll över vem en rekryterare kan kontakta.
3. Förbered dina muntliga referenser inför varje tjänst du söker. Slå en signal eller mejla och förtydliga vilken befattning du sökt och vad du gärna vill att referensen ska prata om.

Bli medlem

Söker du nytt jobb?  Du som medlem har tillgång till allt från cv-hjälp till karriärrådgivning.