Som chef måste du kunna vara tydlig mot medarbetaren
Missförstånd är vanliga både på arbetsplatsen och privat. Det vanligaste misstaget när man försöker vara tydlig är att vara vass i tonen eller låta irriterad. Tydlighet har inget med att vara auktoritär att göra, tvärt om handlar det om återkoppling för att kolla av.
Läs också: Hur får jag medarbetaren att lyssna?
– Att vara auktoritär innebär ofta att det inte finns något utrymme för dialog eller resonemang kring hur något skall lösas, utan det är ”mitt sätt” som skall gälla. Ibland kan det uttryckas som ”peka med hela handen”. Då och då behöver vi vara auktoritära, men det skall vara mycket väl valda tillfällen. Att vara tydlig går jättefint även i samtal/dialog och med ett coachande förhållningssätt. Då handlar tydligheten snarare om mål och uppdrag, säger Marianne Nordmark, som är utvecklingskonsult och ledarskapsrådgivare.
Hon menar att precis som när vi ger feedback, så blir vi tydliga om vi beskriver specifika beteenden, händelser och processer i stället för att tala i allmänna och vaga termer. Välj bort så kallade ”förminskningsord” som tror, nog och kanske – det är ord som skapar osäkerhet. Förklara varför något är viktigt, vilka konsekvenser som uppstår eller på vilket sätt det påverkar. Det gör att du blir tydlig i kommunikationen.
Om jag har en ovana som jag vet gör mig otydlig, hur kan jag ”öva” mig i att bli tydligare?
– Ibland är vi rädda att såra någon eller att verka för bryska och då har vi lätt att linda in vårt budskap, ”Det skulle nog vara bra om du försöker hinna med att skriva protokollet idag.” När vi egentligen menar ”Jag vill att du prioriterar protokollet idag”, säger Marianne Nordmark.
Läs också: Så överlever du kommunikationsstressen
Men att skriva ner allt du vill kommunicera är inget hon rekommenderar. I stället är samtalet och återkopplingen det enklaste och det bästa sättet att få kollegor att förstå varandra. Samtidigt väljer du inte kollegor på en arbetsplats, då gäller det att kunna samtala med varandra med respekt, oavsett bakgrund eller roll.
– När det handlar om relationen senior–junior samt chef–medarbetare så måste man vara medveten om den asymmetriska relationen, det vill säga maktbalansen. Den är olika avseende roll och funktion eller den beroendeställning en medarbetare är i sett till relationen till sin chef. Här är det extra viktigt att den som är senior eller chef tänker på vad och hur denne säger och uttrycker sig.
Om jag som mottagare tycker att du är otydlig, vad kan jag då säga för att få bättre och tydligare feedback?
– Återigen, fråga. Jag kan inte lägga hela ansvaret på chefen att vara tydlig, utan jag har också ett ansvar, som medarbetare eller kollega, att säkerställa att jag uppfattat och förstått rätt.
Läs också: Så blir du bättre på att kommunicera
Marianne Nordmarks bästa tips för att du ska bli mer tydlig i din kommunikation:
* Ett vanligt misstag är att bli vass i tonen och låta irriterad. Ofta lägger man dessutom ansvaret på den andre, som att ”du måste” eller ”du har inte”. Utgå i stället från dig själv och dina behov – ”jag behöver” eller ”jag vill”.
* Precis som när vi ger feedback, så blir vi tydliga om vi beskriver specifika beteenden, händelser och processer istället för att tala i allmänna termer. Att förklara varför något är viktigt, vilka konsekvenser som uppstår eller på vilket sätt det påverkar dig gör också att du blir tydlig i din kommunikation.
* Ta så mycket som möjligt i dialog, be den andre sammanfatta; ”Nu har vi pratat om många saker, om du skulle sammanfatta vad vi kommit fram till, vad säger du då?” eller fråga hur din kollega uppfattat det ni pratat om eller vad hen tänker och vill agera utifrån er diskussion.
* Det är inte bara chefens ansvar att vara tydlig – du som medarbetare har ett ansvar att säkerställa att du uppfattat och förstått rätt. Bra öppna frågor är: ”Kan du ge ett exempel”, ”På vilket sätt blir det bättre/sämre/snabbare?”, ”När du säger ’bråttom’, vad innebär det?” eller ”Om jag sammanfattar det vi har sagt, så” och ”När jag har lyssnat på det du har sagt nu, så har jag uppfattat det så här – har jag förstått dig rätt?”
* Att skriva ner underlättar inte per automatik, tänk bara så många mail som missuppfattas.
* Tänk på vilka ord du använder och hur de kan tolkas/uppfattas av andra.
* Prata inte om för många saker samtidigt utan skala av och var specifik.
* Våga fråga och be om sammanfattning.
*Involvera medarbetaren i samtalet och lösningen. Tänk på att ni är ömsesidigt beroende av varandra!
