Skapa en lyckad onboarding på distans
Onboarding är en mer eller mindre omfattande introduktion på arbetsplatsen för en nyanställd. Anders Holtenius, rekryteringskonsult på hr-kompetensbolaget PeopleProvide, berättar för Akavia Aspekt att en onboardingprocess i huvudsak har två sammanlänkade syften. Å ena sidan ska den nyanställda lära känna sina nya kollegor och få möjlighet att bekanta sig med företagets kultur och oskrivna sociala regler. Å andra sidan ska personen sättas in i de mer praktiska och tekniska bitarna för att snabbt och smidigt kunna komma igång med sina arbetsuppgifter.
– Jag skulle säga att onboardingen i hög grad är avgörande för hur länge en medarbetare stannar, hur den trivs och hur den presterar under tiden. En ofullständig onboarding innebär inte bara att företagen kan förlora medarbetare utan också att de inte presterar särskilt bra, vilket kostar tid och pengar. Därför är onboarding en av de hr-processer som de senaste åren har varit mest i ropet ute hos bolagen.
I och med distansarbetet under coronapandemin har spelreglerna ändrats drastiskt för onboardingprocesserna – som numera ofta sker i den digitala världen. Här gäller det att företagen tänker till, enligt Anders Holtenius.
— Vid digitaliserad onboarding är det viktigt att ändå ha med inslag av interaktion och samtal. Det är svårt att täcka in allt i en digital onboarding, men vet inte den nya medarbetaren exempelvis vart den ska vända sig vid en fråga finns risken att leveransen dröjer, säger han och fortsätter:
— Onlinemöten och telefonsamtal är också viktigt av den anledning att social interaktion är en central del av onboardingen på en arbetsplats, och utan den riskerar den nyanställda att känna sig utanför.
Anders Holtenius rekommendation till arbetsgivare är att i god tid skicka ut preboarding-information till den nyanställda. Preboarding var viktigt även före det utbredda hemmaarbetet under pandemin, men är extra betydelsefullt i tider av oro och osäkerhet. Preboarding-informationen kan till exempel bestå av filmer och texter om företagets visioner och värderingar, men också om praktiska saker som tidrapportering och förmåner.
– Man kan även berätta om vad som har händer just nu inom bolaget för att på så sätt hålla den nyanställda ajour. Jag tror att det kan skapa trygghet och bidra till att personen känner sig sedd.
En digital onboarding på distans kräver ett minst lika tydligt upplägg som en fysisk sådan på en arbetsplats. Den första veckan kan till exempel innehålla återkommande praktiska videomöten där medarbetaren introduceras till företagets system, processer och mallar inom en rad områden – med avsikten att snabbt komma igång med sitt uppdrag. Enligt Anders Holtenius behöver medarbetaren även få kännedom om företagets riktlinjer för kommunikationen, till exempel vem man kan vända sig till i vilka frågor och när. Det kan göra tröskeln lägre för att lyfta på luren och be om hjälp – istället för att fastna onödigt lång tid vid ett litet hinder. Man kan även utse en digital kontorskompis, en person som den nya medarbetaren snabbt kan kontakta vid olika frågor.
– Det är olika hos olika företag, men om möjligt kan man också steppa upp svårighetsgraden på arbetsuppgifterna successivt. Det är dock ingenting man kan förvänta sig som anställd utan man behöver ha respekt för att det ibland är högt tempo från början – även vid distansjobb, säger han.
Du kan läsa hela texten på Akavia Aspekt som är den tidning som ersätter Civilekonomen.
Annons:
