Den här webbplatsen använder cookies. Genom att du fortsätter att använda webbplatsen godkänner du att vi använder cookies. Godkänn

Så överlever du det flexibla kontoret

Din arbetsplats ska införa aktivitetsbaserade arbetsplatser. Forskningen ser både fördelar och nackdelar med de flexibla kontoren, men det gäller att det görs rätt från början för fällorna är många. 

Intresset för att införa aktivitetsbaserade kontor ökar stadigt. Ett aktivitetsbaserat arbetssätt bygger på att de anställda inte har fasta arbetsplatser utan det är aktiviteten som styr var personalen jobbar. Det främjar nya samarbeten, kontakter med kollegor och rörlighet.

Läs också: Så gick det för Folksam när de införde aktivitetsbaserade arbetsplatser 

Ergonomen Maja Domeij på företagshälsan Previa arbetar fyra av sina fem arbetsdagar med aktivitetsbaserade lösningar. Men även om intresset är stort bland företagen är kunskapen ofta bristfällig.

– Många fallgropar finns, påpekar Maja Domeij. Vanligt är att företagsledningen har en otydlig vision och då fungerar det inte med en aktivitetsbaserad lösning. Chefen måste kunna motivera varför en sådan ska införas.

– Det får inte bara vara en fråga om ekonomi – att man av det skälet skapar färre arbetsplatser och därmed lägre lokalkostnader. I så fall är det dömt att misslyckas.

Tilliten i det flexibla kontoret är viktig. På en stor aktivitetsbaserad arbetsplats måste cheferna kunna lita på att de anställda klarar av sitt jobb då de oftast inte ser var den anställda arbetar. Personen i fråga kan även jobba hemifrån eller sitta på ett kafé om tillåtelse ges för det av företagsledningen.

Läs också: Småföretagare har dålig koll på arbetsmiljöregler

Inför en satsning på en aktivitetsbaserad arbetsmiljö krävs ett gediget analysarbete av företagsledningen. Det gäller att läsa på ordentligt och även ta råd av experter. 

– På en kommunikationsavdelning krävs en typ av lösning – jobbar du med sekretessuppgifter kan du inte sitta lika öppet, säger Maja Domeij.

Bland de anställda brukar det största motståndet mot att införa en aktivitetsbaserad arbetsmiljö bero på att de förlorar sin fasta arbetsplats. Men de har mycket annat att vinna, bland annat att möjligheten att bestämma över och variera sitt arbete ökar. 

När personalen rör sig mellan olika arbetsplatser samt soffgrupper och ståbord blir det dessutom mer spontana möten och interaktionen på arbetsplatsen ökar. 

– Men är det en person som absolut vill ha kvar sina fasta arbetsplats ska denna kunna få det, fast det gäller då att ta reda på att ta reda på varför. Det bör finnas ordentliga skäl, säger Maja Domeij. 

Läs också: Han vann pris för kontorsidéer

Hållbarhet är det viktigaste skälet till att införa ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Det förklarar Ulrike Rahe, professor i Industrial Design på Chalmers och verksam vid institutionen IMS, avdelning Design och Human Factors.

– Min forskning går ut på att främja miljöer som är hållbara och då måste kontorslokalerna utnyttjas fullt ut. Faktum är att två tredjedelar av kontorsytorna i Sverige inte används, säger hon.

Med hållbarhet menar Ulrike Rahe inte bara miljöaspekten utan även den ekonomiska och sociala hållbarheten. Dåliga kontor leder i allmänhet till sämre prestationer hos de anställda – de trivs inte, mår inte bra och samverkar inte med dem de borde samverka med.

– Genom att använda vår vetenskapligt beprövade metod strävar vi på institutionen efter att fånga vad vi kallar kontors-DNA. Med utgångspunkt från särskilda arbetsmönster försöker vi skapa optimerade företagslokaler. Det gäller sådant som utnyttjandegrad, privathet, inomhusklimat och akustik. Designen är givetvis lika viktig – men den kommer i sista ledet när de andra problemen är lösta. 

Läs också: När kontorsmiljö blivit hippt

Om införandet av ett aktivitetsbaserat kontor genomförs på vetenskaplig grund kan resultatet bli lyckat. Ulrike Rahe exemplifierar med ett citat från en av hennes kunder: ”Jag fick ge upp mitt skivbord men fick ett helt kontor i stället.” 

Tänk på detta

Aktivitetsbaserat arbete bygger på att aktiviteten styr var medarbetaren jobbar. Det innebär att vissa saker måste finnas:

Plats för arbete. En tyst miljö för de som måste arbeta koncentrerat, en annan yta där man kan jobba både enskilt och i grupp. En tredje area som främjar arbete i grupp.

Teknik. Tekniken ska placeras så att den stödjer arbetets flexibilitet. Man ska kunna gå från en arbetsplats till en annan utan att förlora uppkopplingen. 

Förvaring. Gemensam förvaring av material som används av en grupp, enskild förvaring för den anställdes eget arbetsmaterial och personliga tillhörigheter.

Källa: Företagshälsan Previas guide till aktivitetsbaserat arbete

Mer från:

Mer på civilekonomen.se