Så lyckas du med den ekonomiska rapporten
Mercur Solutions, som säljer system för beslutsstöd och verksamhetsstyrning, ville veta hur utformningen av ekonomiska rapporter påverkar uppmärksamheten. Därför lät man 50 personer, varav hälften ekonomer, ta del av ekonomisk information presenterad på olika sätt.
Läs också: Genomtänkt strategi A och O för controllern
– Även de som inte är ekonomer behöver ha koll på siffrorna, vilket ställer större krav på tydlighet. Det funkar inte att en stressad ekonom smäller upp excel-ark med jättemycket data, konstaterar Louise Mattsson produktspecialist på företaget.
Med hjälp av kameror för ögonspårning på datorskärmen kunde man se var uppmärksamheten hamnade. I vissa fall fick personerna också uppgifter att utföra.
Föga överraskande kan textstorlek, placering och färgval styra både hur ögonen rör sig över skärmen och hur lätt datan är att ta till sig (se listan nedan).
Som controller gäller det därför att tänka efter vilken information som är viktigast och utifrån det anpassa utformningen av presentationen.
– Gör det enkelt för läsaren. De ska inte behöva jobba med att tänka var de ska titta, säger Louise Mattsson.
Läs också: Tre tips för att presentera siffror som ett proffs
En tydlig slutsats från studien är att diagram är mycket effektivare än tabeller. I snitt tog det fyra gånger så lång tid att hitta efterfrågad information i en tabell än i ett diagram. Och när det gäller beslutsfattande, där de 50 personerna skulle välja ett alternativ, tog det dubbelt så lång tid med tabellen.
– Självklart kan det vara motiverat med tabeller, men slutsatserna talar starkt för diagram.
Noteras kan att ekonomerna i båda fallen var avsevärt snabbare än icke-ekonomerna. Louise Mattson ser också en tydligare anpassning av ekonomisk data till olika målgrupper.
– Det blir vanligare att ta fram en rapport för regioncheferna och en annan för ledningsgruppen, tidigare handlade det oftast bara om en rapport.
Du hittar Mercurs sju tips för att utforma en presentation här.
Så får du mottagaren att titta rätt
1 Använd tydliga rubriker.
2 Låt viktiga nyckelord och nyckeltal vara större.
3 Tänk på att vi automatiskt börjar att titta i övre vänstra hörnet.
4 Använd gärna olika färger men överdriv inte – då blir det bara rörigt.
5 Diagram är betydligt lättare att ta till sig än tabeller.
6 Använd ikoner med måtta – risken är att det blir otydligt om de är för många.
7 Bakgrundsbilder är oftast onödiga.
