Mötet blir effektivare med ett mål
I studien Svenska möten 2019 som initierats av företaget Mötesutveckling, kunde man identifiera några problem som gör möten ineffektiva:
Det visade sig bland annat att en majoritet av tjänstemännen inte får beslutsunderlag till möten där beslut ska fattas. Chefer har ofta bättre tillgång till beslutsunderlag, men det är ändå var tredje chef som saknar underlag inför beslutsmöten.
Läs mer: Feedback framgångsfaktor
Det är bara en tredjedel av de tjänstemän som bjuds in till möten utan att mötets syfte beskrivs, som tar reda på det.
Ungefär en tredjedel av tjänstemännen anser att de har riktlinjer och spelregler för sina möten. Bland chefer är denna inställning vanligare, 43 procent.
I undersökningen svarade 22 procent att de är helt närvarande under sina möten. Nästan hälften av cheferna svarade att de ofta gör andra saker under mötet, som att läsa mail.
Läs också: Bra möten skapar engagemang
Så hur får man då effektiva mötet? Enligt Mötesutvecklings VD Fredrik Bauer är det viktigt att ha ett mål och att alla deltar av en anledning och är aktiva.
– De som har mest effektiva möten kräver syfte, mål och agenda i större utsträckning än andra. De tackar nej till möten de inte anser att de ska vara med på och deras chefer föregår med gott exempel, säger Fredrik Bauer.
Annons:
Bli medlem
Civilekonomerna avser att gå samman med Jusek och bilda ett nytt och modernt fackförbund. Här kan du läsa mer om det planerade samgåendet.
Fredrik Bauers tips för effektivare möten enligt SURFA-modellen.
- Struktur – Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om?
- Underlag – För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial.
- Rätt personer – Bjud in de som berörs av frågorna. Andra kollegor kan göra annat!
- Fokus – Se till att alla blir involverade i diskussioner och släpp telefonen.
- Avslut – Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när?
