Genomtänkt strategi A och O för controllern

Tillgången till data i realtid öppnar helt nya möjligheter – och krav. Utmaningen är att det tar tid och krävs interna resurser. Både för ledningen och controllerfunktionen. För att den digitala transformeringen ska bli framgångsrik måste det finnas en noggrant genomtänkt strategi.

Det menar Per Närman, teknologie doktor vid KTH och avdelningschef inom verksamhetsutveckling på bygg- och projektutvecklingsbolaget JM.

– Forskningen visar att organisationer som har hög digital mognad investerar mycket. Men man gör det inte oplanerat utan bygger system som hänger ihop med verksamhetens digitala vision, säger han.

Med bra system kan controllern höja blicken. 

– Ett digitalt ekonomisystem minskar förstås behovet av periodisk rapportering. Det är en förutsättning för digitalisering av controllerns arbete, säger Per Närman.

Niclas Gavelin driver konsultföretaget Controllergruppen som hjälper små och medelstora företag att ta fram digitala strategier för en bättre analys- och controllerfunktion. Även han betonar vikten av digitalisering för att snabba på alla informationsvägar och processer. 

– Om kunden har all data digitaliserad har controllern full information om kunden i alla lägen, säger han.

Läs också: Tre tips för att presentera siffror som ett proffs

Niclas Gavelin ser en utveckling där realtidsdata, genom integration från bokföringssystemet, ”skjuts in” i molnbaserade analys- och prognosverktyg. Det kan handla om allt från Du Pont-analyser till olika skräddarsydda lösningar. Först nu kan bokföring och controlling verka tillsammans.

Samtidigt menar han att många controllers sitter kvar i sina traditionella excelfiler.

– Nu kommer färdig molnbaserad programvara, men det har ännu inte kommit tillräckligt många bra lösningar som är inriktade mot små och medelstora företag. Jag vet faktiskt inte varför, säger Niclas Gavelin.

Som controller måste du ha tillräcklig IT-kompetens. Dels för att kunna arbeta snabbare men också för att veta om viss data har dålig kvalitet och därmed inte håller som beslutsunderlag. Med bra koll på IT är det också lättare att arbeta med kunders och leverantörers data.

– Men det viktigaste är att kunna se mönster i affären, det vill säga att kunna tolka vad siffrorna betyder och vilka beslut företaget bör fatta utifrån detta, konstaterar Per Närman på JM.

Controllern måste också ha förmågan att översätta och förklara informationen för verksamheten.

– Som med all digitalisering gäller det att vara duktig på det som inte kan automatiseras, på mänskliga egenskaper. Det är så man befäster sin position i konkurrensen med robotar och AI. Som controller måste du vara duktig på kommunikation och på att tolka företagets vision, säger Per Närman.

Läs också: IT-koll allt viktigare för controllern

Niclas Gavelin på Controllergruppen ser en förskjutning mot mer proaktiv rådgivning, inte minst i mindre bolag.

– Som controller sitter du på en massa information. I stället för att vänta på en fråga från kunden eller banken kan man ha siffrorna redo, säger han.

Att få snabb och gemensam tillgång till data var målet för verkstadsjätten Sandviks satsning på ett nytt scorecard-system, som sjösattes 2017. I korthet kan man säga att det är en serie grafer som genereras i det koncerngemensamma rapporteringssystemet.

Den data som presenteras är bland annat justerad för engångskostnader, valutaeffekter och avyttringar. Eventuella förvärv och organisationsförändringar är återskapade i den historiska datan.

Klara Eiritz är chef för Group Control på Sandvik och ansvarig för bland annat koncernredovisning, konsolidering och group business control.

– Ett gemensamt format för hur vi analyserar finansiell performance över tid har stora vinster. Det underlättar den gemensamma förståelsen samt är ett viktigt verktyg i peformance management av en decentraliserad organisation, säger hon.

Tidigare gjorde man på en mängd olika sätt, vilket försvårade jämförelser. Nu vet alla hur den ekonomiska informationen ska utformas. Det är lätt att se utvecklingen över tid, och förstå om det går åt rätt eller fel håll, enligt Klara Eiritz.

– Vd och CFO kan enkelt få en ögonblicksbild genom att själva uppdatera rapporten i koncernrapporteringssystemet. Det är otroligt kraftfullt. Målet är att gå från en reaktiv till en proaktiv organisation genom den ökade transparensen, säger Klara Eiritz, som berättar att hennes jobb också blivit enklare på många sätt.

 – Tidigare fick jag ägna tid åt att förstå hur de olika affärsområdena valde att presentera sina siffror samt justera för valutaförändringar och avyttringar. Nu får vi fram siffrorna mycket snabbare eftersom de redan är rensade och formaten är fasta.

Läs också: Så tjänar du mer pengar som controller