Fyra viktiga ingredienser för effektivare möten
Forskningen visar att vi möts allt oftare på svenska arbetsplatser. En bidragande orsak anses vara den platta organisationen där alla anställda ska vara delaktiga och få tycka till. En annan är att dåligt organiserade möten, med oklara mål och syften, genererar ännu fler möten. En osund möteskultur kan bli en kostsam historia där företag förlorar tusentals kronor i produktionsbortfall.
– Vi möts för ofta, men mötet är också en bra arbetsform, säger moderatorn Erik Mattsson, som tillsammans med Anna Jöborn har skrivit Möteskokboken – grunderna för att skapa effektiva möten.
Han anser att vi ska vara noggrannare med vilka vi bjuder in och hur vi arrangerar möten.
– Att vi slentrianmässigt säger ’det är bra om alla är med’ är kanske det största problemet. Då sitter ett antal personer där som inte berörs. Det skapar surdeg och irritation. Men ett väl skött möte, där folk vet varför de är där, kan vara en fantastisk arbetsform. Det är kul att göra grejer ihop, säger Erik Mattsson.
Läs även: Checklista för lyckade distansmöten
Ett grundläggande tips för att effektivisera möten är att redan innan bestämma hur lång tid mötet får ta samt välja en mötesform utifrån det som ska genomföras. ”Ska vi diskutera, ska vi informera eller ska vi besluta?”. Det är viktigt att sortera upp de olika punkterna i rätt ordning.
– Beslutspunkterna är lämpligt att ta i början, informationspunkterna i slutet och diskussionspunkterna där emellan. Problemet är att vi ofta gör tvärtom. Vi börjar med en oändlig rad av informationspunkter, där folk egentligen bara ska rapportera tillbaka att de har varit duktiga. Och då missar man att fatta beslut eller diskutera viktiga frågor.
Hur gör vi möten roligare?
– De blir roliga genom att vi gör dem relevanta. Att man är tydlig med att i dag ska vi lösa den här uppgiften. Om det är ett kreativt idémöte kanske vi ska vara i en annan lokal eller bege oss ut i ett trevligt skogsområde. Är det ett kortare möte håller vi mötet stående kring ett ståbord. Men alla möten kan inte vara lustiga. Ska man fatta stenhårda beslut är det svårt att få dem kul, men man kan få dem relevanta, säger Mattsson.
Läs även: Måndagsmöte med meditation
Fyra mötesingredienser
- Sätt upp ett tydligt mål och syfte med mötet. Är det till exempel ett avstämningsmöte, med snabba rapporter som max får ta en kvart, så kan man mötas runt ett ståbord. När man står upp kommer folk att vara mer fokuserade, inte ta med laptopen och inte slökolla mejl.
- Sortera upp mötet. Beslutspunkter är lämpligt att ta i början, informationspunkter i slutet och diskussionspunkter däremellan.
- Sätt en sluttid och följ den. Sätter man 15 minuter då blir det 15 minuter, sätter man två timmar så blir det lätt två timmar även om man bara har innehåll för 15 minuter. Var uppmärksam på det.
- Använd relevanta, effektiva, mötesmetoder. En av mina favoriter är Tvärtom. Det är en metod som vänder på frågorna. ’Hur ska vi bli effektivare på service på vår enhet?’ blir då ’hur ska vi bli så dåliga som möjligt på service?’. Frågan är så annorlunda att den genererar en massa idéer. Sedan vänder man på listan och hittar de svar man söker. Man kommer att hitta ett antal svar som man inte hade hittat annars, det är extremt effektivt. En annan metod är parsamtalet eller parpromenaden. Man skickar ut mötesdeltagarna på en diskussionspromenad genom att lotta ihop par. Sedan ses man och diskuterar.
Källa: Erik Mattsson
Så ofta har vi möten
- I snitt lägger vi fem timmar i veckan på interna möten och två timmar på externa möten.
- Hälften av de interna mötena anses ineffektiva. Det motsvarar fyra arbetsveckor per år.
- Chefer ägnar 13 timmar i veckan åt möten.
Källa: Svenska möten
