Digitala fakturor ger fördelar i konkurrensen
Totalt beräknas det i år skickas 36 miljarder fakturor digitalt över världen, enligt en rapport från undersökningsföretaget Billentis och fintechbolaget OpusCapita. För att lyckas med förändringen och ställa om sitt företag till det digitala arbetslivet behöver företagen ha en helhetssyn där faktureringshantering är central.
– E-fakturering är nyckelfaktorn för att möjliggöra automatisering av företagets leverantörsskulder och kundfordringar. Den konkurrensmässiga fördelen uppnås genom en effektiv kontant- och kapitalhantering, säger Patrik Sallner, vd för OpusCapita.
För att klara sig i konkurrensen måste företagen helt enkelt bli mer digitala, annars springer snart konkurrenterna om. Tillväxttakten på digitala fakturor beräknas till mellan 10 och 20 procent årligen. Men det innebär också att 90 procent av alla fakturor fortfarande skickas manuellt, alltså är mängden repetitiva och tidskrävande uppgifter hög.
Läs också: När jobbet flyttar utomlands
– Vi går mot en digital ekonomi där fokus ligger på inköpsprocessen, kapitalhantering och på processerna i samband med företagets leverantörsskulder och kundfordringar. Det sker genom framsteg i nästa generations teknologier. Företag måste inse att en fullständig digital transformation av affärsprocesserna är central idag, säger Patrik Sallner.
Myndigheter i framkant
Offentliga instanser digitaliserar sin verksamhet i hög grad i dag, och ligger i bräschen för utvecklingen av e-fakturor och främjar därmed digitalisering mellan handelspartners och företag. Tillsammans med ökad automatisering och ny teknik ökar volymerna av just elektroniska fakturor kraftigt i Sverige. Enligt rapporten är Sverige ett av de länder som kommit längst i världen i användandet av e-fakturering, vilket också gör att den digitala transformationen går allt snabbare.
Läs också: Roboten kan bli din vän
Ett av de företag som jobbar med att underlätta den digitala transformationen för företagare är bokföringstjänsten Bfree som är ett nystartat företag. Grundaren Vera Antonov vann Årets studentföretagare och representerade nyligen Sverige i finalen i Frankfurt.
– Tekniken för e-fakturering finns, men det går långsamt eftersom inte tillräckligt många använder tekniken ännu. Men det är frågan om vad som är hönan och vad som är ägget där, är det efterfrågan som är för liten eller utbudet, säger Vera Antonov.
Det finns också annan teknik för digital fakturering, inte bara e-fakturor. Vera Antonov tipsar om att det viktigaste är att man har fakturan digitalt eftersom det skapar en ökad säkerhet, det blir en bättre överblick, man sparar ledtider när fakturor inte skickas per post och det blir en enkel hantering ut mot kunderna.
Läs också: Hon blev Årets studentföretagare
– Däremot är tidsvinsten man gör med digitala fakturor utan standard inte så hög. Många använder exempelvis pdf-fakturor men det är svårt för en dator att tolka en faktura då den inte har någon standard. E-fakturor har en standard som är enkel för en dator av avläsa. För stora företag är det nödvändigt att ha digitala fakturor, för småföretag är det en otroligt stor hjälp, säger Vera Antonov.
Ny EU-standard
Inom några år kommer den nya PEPPOL-standarden för elektronisk fakturering börja gälla i EU-länderna, något som också skyndar på utvecklingen. Standarden omfattar hantering av e-fakturor och ändringar av vissa upphandlingar till elektroniska förfaranden.
– Samtidigt ser vi också en förändring i hur handeln mellan företag (B2B) och handeln mellan företag och offentlig sektor (B2G) sker. Det resulterar i en ökning av digitala affärsnätverk, säger Matts Ek, Head of Business Network Portal på OpusCapita
Det snabbt växande PEPPOL-nätverket bidrar till utveckling av ett öppet nätverk mellan många upphandlare och näringsidkare i Europa. Nätverket fokuserar på förmågan för olika system att fungera tillsammans och kommunicera med varandra oberoende av ursprungsformat, så kallad interoperabilitet.
Läs också: Fyra trender för framtiden
– Interoperabilitet och enkel tillgång till nätverket, är de viktigaste faktorerna för det allmänna införandet av e-fakturering. För organisationer blir det allt viktigare för deras framgång att hitta rätt leverantör som säkrar en bred tillgång och möjligheten till flerkanals-utbyte. Något som är kännetecknande för Europa och Sverige, säger Matts Ek.
