Den här webbplatsen använder cookies. Genom att du fortsätter att använda webbplatsen godkänner du att vi använder cookies. Godkänn
Byråkrat i blå skjorta och randig blå slips framför pärmar och papper, till vänster ett par kvinnohänder som håller i ett papper

Det våras för byråkraten

Ordet byråkrat har en torftig aura kring sig, tänk stelbent paragrafryttare och långsam verkstad. Men i kölvattnet av coronaepidemin tycks en del byråkrater ha förvandlats till snabbfotade samhällsbärare. Civilekonomen har ringt fyra byråkrater för att höra vilka krav som ställs i kristid.
Mellanblond kvinna, axellångt hår, pratar om att vara byråkrat
Kim Brolin.

Kim Brolin, 39
Gör: Departementssekreterare, Enheten för Folkhälsa och Sjukvård, Socialdepartementet. Enheten för Folkhälsa och Sjukvård arbetar nära riksdag och myndigheter genom att bland annat ta fram underlag, skriva propositioner och initiera utredningar. Kim Brolin har arbetat på enheten sedan maj 2019.  

När började ditt arbete påverkas av coronakrisen?
– Jag har en bakgrund inom smittskydds- och beredskapsfrågor, och arbetar även med dessa frågor vanligtvis på departementet. Det var naturligt att frågorna hamnade på mitt bord i ett tidigt skede. Jag skrev de första underlagen i mitten av januari.

Hur har dina arbetsuppgifter påverkats av krisen?
– Nu arbetar jag nästan enbart med coronarelaterade frågor. Hela den politiska ledningen är fokuserad på att hantera situationen. En hel del av det ordinarie arbetet måste skötas ändå, men allt som går att skjutas upp har lagts på is tillsvidare, eller sköts av andra handläggare.

Corona slår hårt mot svensk ekonomi

Har du fått högre arbetsbelastning?
– Ja. Det är konstant mer att göra, och sen kommer det ”vågor” när det blir extra högt tryck. Vi är noga med att undvika att arbeta alltför långa dagar, men de åtta timmarna på jobbet är extremt intensiva just nu. Det är mycket att hålla i huvudet, samtidigt som man ska prestera under tidspress.

Fungerar det bra ändå?
– Det är en utmaning när så mycket pågår. Jag är väldigt trött efter en arbetsdag. Men cheferna är måna om att det inte ska bli för hög börda på enskilda medarbetare. Vi har även fått avlastning i form av medarbetare från andra departement, så det fungerar. Det intensiva arbetet gör för egen del också att jag snabbt växer in i min roll. Jag är rätt ny på arbetsplatsen, för mig har det blivit som en ”crash-course” i hur arbetet på Regeringskansliet går till.

Blond kvinna, axellångt hår, stora svarta glasögon pratar om att vara byråkratMaria Stellinger Ernblad, 51
Gör: Digitaliseringschef, Malmö stad. Maria Stellinger Ernblad började arbeta som digitaliseringschef i samband med att programmet ”Det digitala Malmö” skulle bli verklighet. Det var för snart tre år sedan, och programmet ska pågå till 2022.

Hur har ert arbete påverkats av coronakrisen?
– Vi har bland annat fått ta enorma kliv i olika delar av digitaliseringen, inte minst inom området ”Framtidens arbetsplats”. Där har ett mål varit att naturligt kombinera fysiska möten med digitala. Nu behövde det bli verklighet direkt. Vi har även fått lägga till e-tjänster för medborgare i snabb takt, då vi undviker onödiga fysiska möten.

Har arbetsbördan ökat?
– Ja. Förutom att skapa dessa tjänster och möjligheter ska vi även fungera som förändringsledare och stötta dem som ska börja använda till exempel nya digitala plattformar. Det kan vara allt från gymnasielärare till tjänstemän på Fastighets- och gatukontoret. Det är definitivt mer att göra, men samtidigt får vi ett slags energitillskott i vår organisation när vi märker att vi så tydligt kan bidra till bättre möjligheter att klara av situationen.

Jobbar din arbetsgrupp på distans?
– Ja, alla 16 som rapporterar direkt till mig arbetar på distans. Där har vi hittat nya rutiner för att hålla möten, göra avstämningar och att umgås. Vi har ett kort möte varje morgon, tillsammans med it-enheten för att få en snabb överblick över vad som är på gång. 

Blir distansarbete norm efter krisen?

Hur gör ni för att hålla de digitala mötena ”levande”?
– Det främsta är att se till att använda kameran så ofta som möjligt. vi har också alltid chatten igång. Vi märker att det kan göra att medarbetare som annars inte brukar ”ta för sig” får lättare att göra sin röst hörd.  

Kortklippt slätrakad medelålders man med diskreta glasögon pratar om att vara byråkrat
Erik Sjöstedt.

Erik Sjöstedt, 44
Gör: Kansliråd på Skatte- och tullavdelningen på Finansdepartementet.I Erik Sjöstedts uppgifter ingår bland annat att bistå finansministern och regeringen med underlag för att de ska kunna förverkliga sin politik, exempelvis vid kommande skattelagstiftningar. Han har jobbat på Finansdepartementet i tolv år. 

Hur påverkas ni av coronakrisen?
– På det stora hela har vi jobbat på som vanligt, men en tydlig förändring är att regeringen har behövt hantera effekterna av virusutbrottet genom att ändra viss lagstiftning på kort tid.

På vilket sätt har det märkts i ditt arbete?
– Regeringen har lagt fram fem olika ändringsbudgetar de senaste månaderna. Jag har själv varit inblandad i att ta fram underlaget till en av dem. Det är en helt annan tidspress än vanligt, alla steg måste gå mycket snabbare.

Har arbetsbelastningen ökat?
– Vissa kollegor har jobbat väldigt mycket. Men vi har tydliga regler så att medarbetare får möjlighet till återhämtning. När någon har jobbat mycket en helg kanske hen måste vara delvis ledig följande vecka. Vi är noga med att belastningen inte leder till hälsoproblem. Samtidigt är vi alla medvetna om att det kan vara en utmaning att hinna med att utföra vissa uppgifter i tid. 

Arbetar avdelningen hemifrån?
– Vi följer Folkhälsomyndighetens rekommendationer, alltså kan man jobba hemma så ska man göra det. De flesta av oss har arbetsuppgifter som kan skötas på distans. Även innan coronan hände det att medarbetare jobbade hemifrån. Nu kommer vi bara in till kontoret om det verkligen behövs.

Så kan du som chef hantera krisen

Hur ser situationen ut nu?
– Det är lika osäkert för oss som för alla andra. Säkert är dock att regeringen måste fortsätta att hantera coronakrisen. Det extraordinära läget är inte slut.

Rund slätrakad man med grått hår pratar om att vara byråkratJonas Rosenkvist, 57
Gör: Direktör, Intern ledning och stöd, Stadskontoret, Malmö stad. På avdelningen Intern ledning och stöd arbetar ungefär 65 personer med bland annat stadskontorets ekonomi, utveckling, planering och kommunikation. Jonas Rosenkvist började på avdelningen i augusti 2019.

Hur påverkas ni av coronakrisen?
– I mitten av mars märktes det på allvar. Då började vi planera för vad som kunde hända. Vi har sedan dess bland annat fått ägna oss en hel del åt uppdrag från politiken med syfte att lindra effekterna för lokalt näringsliv. Det har blivit väldigt många snabba insatser. 

Har ni fått lägga ordinarie arbetsuppgifter åt sidan?
– Ja, delvis. Det mesta måste fortfarande upprätthållas, men vi tittar löpande på vad som är rimligt att prioritera i år för att kunna lägga resurser på rätt saker. Samtidigt har det blivit svårare att göra långsiktiga planer. Det gäller att göra täta och regelbundna utvärderingar och bedömningar. 

Hur har ni lyckats med övergången till distansmöten?
– Vi har fått lägga mycket tid på att möjliggöra för våra politiker att delta på distans i den utsträckning som krävs. Även internt har vi behövt hantera det ökade behovet av hemarbete, bland annat genom att säkerställa att medarbetarna har en god arbetsmiljö och rätt tekniska förutsättningar.

Hur ser situationen ut nu för er?
– Under kontroll, men vi förbereder oss för en eventuell eskalering. Vi måste kunna hantera en situation med fler sjuka som behöver vård. En åtgärd är att vi har inventerat vilka av våra 27 000 medarbetare som har vårdkompetens. Det visar sig finnas en hel del som har haft någon form av vårdjobb tidigare. En tänkbar insats skulle vara att ”låna ut” dem vid behov.

Landets krisberedskap uppdateras


Annons:

Bli medlem i Akavia.

 

 

 

 

 

Mer från: ,

Mer på civilekonomen.se