Checklista för lyckade distansmöten
– Ta inte några risker med tekniken. Testa och se till att du och din grupp verkligen har ett bra ljud och möjlighet att interagera så att ni når i mål. Ljudet är verkligen A och O, säger Terese Raymond som tillsammans med Ulrika Eklund har skrivit boken Distansmöten.
Även rytmen i dialogen blir annorlunda när deltagarna befinner sig i olika rum och det kan upplevas som svårare att ta ordet när man inte ser de andra.
– En del tycker att det är obehagligt att inte kunna läsa av andras ansiktsuttryck efter en viss kommentar eller ett inlägg i dialogen, förklarar Terese Raymond.
Läs även: Fyra viktiga ingredienser för effektivare möten
Det gäller även att ta ansvar för sitt eget aktiva deltagande. En del försöker multitaska under ett distansmöte, men även på distans märks det när någon ”försvinner”.
– Den som leder mötet kan lösa det genom att lägga in små avcheckningsrundor med hjälp av en chatt. Till exempel att alla ska posta en tumme upp eller en smiley för att visa att man hänger med.
Checklista inför distansmöte
- Se till att mötesverktygen fungerar i förväg, uppdatera till exempel plugins och programvaror.
- Testa eventuell inspelningsfunktion, skapa delade dokument eller undersök hur skärmbilder kan sparas för att underlätta dokumentation.
- Förbered en välkomstsida, som en vy eller ett meddelande som alla deltagare ser när de loggar in. Be alla dra sin profilbild till en särskild plats i en uppritad cirkel (den möjligheten finns i vissa digitala mötesverktyg) och på så sätt skapa en bild av hur deltagarna är placerade.
- Förbered eventuella delade arbetsytor för olika mötespunkter och samla länkar till material som ska användas under mötet på ett ställe.
