Bra möten skapar engagemang

Att arbetsmöten bygger företagskultur är solklart.  Frågan är om de bygger en bra eller dålig företagskultur? När konsensus strävan i alla frågor tar över våra möten, kan vem som helst börja gäspa och tänka: ”Kan någon ansvarig i detta rum våga fatta ett beslut så att vi kommer vidare?”. Dåliga möten kostar enormt för företagen och tar mycket av människors tid och energi istället för att ge energi och effektivisera arbetet. När värdefull arbetstid läggs på ineffektiva möten bidrar det dessutom till stress och sjukskrivningar.

Läs om: Priset för en dålig arbetsmiljö

Nyligen mötte jag en frustrerad medarbetare hos en kund som kom utspringande efter ett möte och han brast ut med, ’vad f-n gjorde jag där?’. Bakom kom hans kollega som fyllde i: ’hur skall jag nu hinna det jag verkligen behöver göra och varför var jag med i mötet?’ Andra saker som diskuterades var att de inte visste vad de skulle göra med den information som kom och med den som uteblev men som de hade behövt få. Båda gick med raska steg därifrån. 

Det var inte första gången jag upplevde en sådan frustration när jag är ute hos mina kunder. Reaktionen kommer ofta från både medarbetare, chefer och ledningsgrupper. Vi kan nog alla känna igen detta fenomen som trots det fortgår.

 Möten kostar skjortan men skjortor verkar vi har råd med. Mantran om att produktivitet är viktigt hörs tydligt i de flesta organisationer, men ändå låter man de dåliga mötena ta mängder av människors tid. Enligt flera olika undersökningar kostar detta företagen mellan 80.000–90.000 kronor/ per medarbetare (!) i snitt varje år att sitta av meningslösa möten. Observera att det är endast i lönekostnad. Är det ok? 

Läs om: Checklista för distansmöten

I en organisation handlar det om en kostnad på ett antal miljoner årligen bara genom den tappade tid som kommer av en för lång uppstartstid på möten. Tänk då att aktivt arbeta för att eliminera bara det,  och samtidigt ta reda på vad som försenar en uppstart. Tänk att skapa mer effektfulla möten där människor känner glädje, motivation och tillfredställelse. Vad skulle hända? Skulle vi producera bättre och må bättre? 

Möten är ett extremt viktigt managementverktyg. Bra arbetsmöten kan få medarbetare att arbeta mot samma mål, få tydligare gemensamma förväntningar, ge en ökad energi och förhoppningsvis ger tydliga aktiviteter mellan mötena. Men som det är med alla verktyg, så kan de brukas eller missbrukas. När de missbrukas ger det allt för ofta en motsatt effekt innan, under och efter mötena. Frustrationen blir påtaglig och utkomsten katastrofal.

Jag möter dagligen organisationer som bär på ren ilska över sin möteskultur/struktur men ändå är det ofantligt lite som görs. Framförallt identifieras det inte var problemen ligger: Är det tekniken, kulturen, meningsfullheten, rollerna/funktionerna, konkreta actions, vem som blir kallad eller vad som egentligen blir effekterna av mötet?

Visst är våra möten många gånger värdeskapande, men då skall de vara just värdeskapande och ingenting annat. Ställ er också den enkla frågan; Är rätt människor med i mötet?

Läs även: Effektiva möten med nudging

Varför blir det då ännu viktigare att eliminera dåliga möten i en kontorsförändring? Jo, man behöver skapa rätt fysiska förutsättningar för de möten som skall ske. Man behöver skapa rätt mötesdisponering som matchar mötesstrukturen. Om då mötesstrukturen/ och möteskulturen inte är gynnsam. Vad händer då?

”Vi har gjort en mätning om våra möten inför det nya kontoret”, säger en del organisationer. Det är bra, mycket bättre än att inte mäta alls, men ofta går man ut och ”mäter” vad för behov som finns idag av möten och skapar också den fysiska lösningen utifrån det. Man kommer att utgå från de möten man har idag utan att ha arbetat med vilka möten som behöver elimineras, vad för möten som skall till, hur de bör och skall vara. Får man då rätt mötesdisponering? Troligtvis inte.

Om ni inte kan säkerställa att er möteskultur/struktur är väl fungerande, att det inte kostar massor av onödig tid och tar energi, varför då bygga en mötesdisponering utifrån den befintliga mötesstrukturen? 

Står man inför att förändra, flytta eller göra om sin fysiska arbetsmiljö så finns det ännu större anledning att eliminera meningslösa möten. Det kan komma att spara organisationen tusentals kronor. 

Ledning och ledare, identifiera och skapa tydliga riktlinjer och engagemang, kavla upp ärmarna och börja hitta rätt i mötesdjungeln så kostar inte skjortan lika mycket.

Läs också: 4 tips för bra möten

Annicka Dickson är föreläsare och förändringsledare, genomför mötesanalyser, 20 års erfarenhet av ledning, ledare och teamutveckling och är vd för DicksonHartman AB.