Månadens case: Dags att tänka om!

Vad gör egentligen en ekonomifunktion? Svaret blir efter vem du frågar. Men att leverantörs- och kundreskontra, ekonomisk rapportering och budget ingår är de flesta överens om. I vilken omfattning funktionen även ska syssla med verksamhetens affär är mindre självklart för många. Och någonstans här börjar problemen. I stället för att lägga allt fokus på rapportering på det som varit borde funktionen jobba mycket mer med att leda det strategiska affärs- och beslutsstödet, som handlar om att identifiera hur affärer ska bedrivas och att bistå i beslutsfattande om dito.
Det menar Rikard Olsson, managementkonsult på Ekan och specialiserad på att vässa ekonomiavdelningar. 

– Om man tittar på forskning varför företag går under så är det av strategiska skäl, inte av skäl som beror på finansiell rapportering, säger han. 
Men det är lättare sagt än gjort. Ett hinder på vägen är it-system, som ofta arbetar mer efter egna premisser än att vara stödjande. Så visar en undersökning av 1company och Qlik bland controller – som ofta är själva navet inom ekonomifunktionen – att de tvingas lägga mycket tid på att omarbeta och kontrollera om datauppgifter är korrekta. 33 procent arbetar med mer än sju olika system. En annan tidstjuv är kraven på rapportering som exploderade i spåren av kraschade Enron, Worldcom och Parmalat i början på 2000-talet. Regelverket Sarbanes-Oxley Act är bara ett exempel. 

– Plötsligt handlade allt i företagen om att minimera risker och att vara bäst på kontroll – inte affärer, säger Rikard Olsson. 
Och även om företagen på senare år, enligt honom, hittat tillbaka till mer rimliga kontroll- och rapporteringsnivåer och blivit mer framåtblickande, så återstår mycket arbete. Och om det inte görs står ekonomifunktionens existens på spel. Ekonomiavdelningar som bara sysslar med transaktionsprocesser som  lönerapportering och reseräkningar kan snabbt se sig outsourcade till låglöneaktörer eller ersatta av robotar. 

Förespråkar uppdelning
För att inte hamna där förespråkar Rikard Olsson en uppdelning av ekonomifunktionen i tre delar (se faktaruta punkt 1). Allt för att den delen som arbetar med besluts- och affärsstöd också ska kunna göra det. Visserligen har fler företag tagit steg mot en uppdelning i roller, men inte fullt ut. 
– Jag brukar säga att den som arbetar med affärs- och beslutsstöd inte ska ha någon inloggning till redovisningssystemet.
När man väl gjort uppdelningen är det viktigt att få rätt människor på plats. Här är personliga egenskaper minst lika viktiga som formell utbildning. Beroende på roll inom ekonomifunktionen spelar egenskaper olika roll. Så kan exempelvis utpräglad noggrannhet vara bra inom bokföring men ett potentiellt hinder när det gäller att ge snabbt stöd vid affärsbeslut. 

Rikard Olsson som själv länge arbetat som controller riktar en särskild uppmaning till just controllrar att förflytta sig bort från det ”transaktionella” och i stället aktivt vara med och utveckla verksamheten. Att vara nyfiken och vilja förstå affärsmodellen är andra måsten. 
– Det handlar om att ta plats och inte enbart vara med de 15 minuterna där den ekonomiska rapporten presenteras för ledningen utan att sitta kvar och försöka förstå verksamheten. 
Som controller är det också viktigt att man äger informationen och att det inte är it-systemen som styr.
– Ibland har vi som controllrar varit för svaga mot it-avdelningar, som är väldigt skickliga i dag på att göra nuvärdesberäkningar på den här typen av interninvesteringar.

Stora konsekvenser
Metoden som Rikard Olsson och hans kollegor arbetar med har implementerats hos flera företag. Väl på plats kan modellen med att dela upp ekonomifunktionen i delar betyda stora konsekvenser för de anställda. Som ett exempel nämner han en kund där affärsstödet decentraliserats ut i verksamheten. Samtidigt har de som arbetar med transaktioner centraliserats till en ort i Sverige. Resultatet blev att antalet anställda blev färre på några orter och att man växte på andra. 
– Men man har definitivt ökat nöjdmedarbetarindex för de som är kvar, som nu har mycket tydligare och väldefinierade roller, säger Rikard Olsson.