Den här webbplatsen använder cookies. Genom att du fortsätter att använda webbplatsen godkänner du att vi använder cookies. Godkänn
Bosse Angelöw. Foto: Linda Lindström

Så får du koll på din tid

Tidsbrist och en ständig känsla av att inte hinna med kan skapa både frustration och ohälsa. Helt i onödan, menar arbetsplatsutvecklaren Bosse Angelöw. För Civilekonomen berättar han om verktygen som hjälper dig att få mer gjort på kortare tid.
Att få tiden att räcka till är ett växande problem bland anställda ute i företagen. Det bekräftar Bosse Angelöw som sedan flera decennier arbetar med utveckling av chefer och medarbetare. Bland dem är det många som tyngs av för hög arbetsbelastning och tidspress. Ett fenomen som på senare år blivit allt mer påtagligt. En vanlig orsak är enligt Angelöw organisationernas besparingsiver, som i praktiken ökat den administrativa bördan för den enskilde. Men tidspressen är inte bara en fråga för individen.  
– I dag är det många på en arbetsplats som upplever tidsbrist och då är det inte bara ett individuellt problem utan något som hela organisationen måste jobba med. Det förvånar mig att vi inte har någon större diskussion om de här frågorna ute på arbetsplatserna, säger Bosse Angelöw. 

”Blockerar vår förmåga”

För att erbjuda hjälp bestämde han sig för att skriva en bok i ämnet – Effektiv tidshantering. 
– Vi måste inse att tidspressen, förutom det mänskliga lidandet, blockerar vår förmåga att göra en fullgod arbetsprestation. När vi stressar tappar vi förmågan att prioritera. Det kostar mycket pengar, energi och arbetsglädje. 
Att känna energi och lust är ett av Angelöws tre huvudspår i boken. För tidsbrist kan enligt honom bero på just bristande energi. Omvänt kan den som har mer energi få mer gjort på kortare tid. 
– För vad hjälper det att skriva att-göra-listor om krafterna sedan inte räcker till för att genomföra uppgifterna.  En lösning är att planera efter sina formtoppar. Ett exempel är att lägga möten på morgonen och att göra mer rutinbetonade saker på eftermiddagen när du är lite tröttare, säger han.  
Som viktiga energikällor lyfter han fram kost, sömn, motion, återhämtning, men också vad han kallar för mentala energikällor. Det senare handlar om att fimpa känslan att du inte gör tillräckligt och inte hinner. Rådet blir att i stället för sig själv lyfta fram allt som du faktiskt åstadkommer. 

Ändrad inställning

Ett annat problem är bristen på så kallad meningsskapande energi som i grunden handlar om en snedfördelning av arbetsuppgifter.   
– Jag träffar chefer som tog jobbet för att de ville vara ledare och coacha, men säger att de i stället lägger all tid på administration. De känner inte mening i sitt jobb och berövas därför energi.
Ett annat huvudspår och verktyg till minskad tidspress handlar enligt Angelöw om förhållningssätt och inställning till tiden. 
– Ibland kan ditt förhållningssätt avspegla den objektiva situationen. Men inte alltid. Vem har sagt att du behöver kolla mejlen på kvällen? På arbetsplatserna behöver man diskutera fram vad som är rimliga krav. Vad är good enough? 
Relation till tiden handlar också om att kunna säga nej. Något som vissa kan vara bra på och andra inte alls. Här behöver man hjälpas åt kollegor sinsemellan, menar Angelöw. Gemensamma krafter krävs även vid vad boken kallar för bråttomsjukan som lätt smittar av sig. Här handlar det om personer som vill vara effektiva hela tiden och aldrig slappnar av. Resultatet blir en destruktiv effektivitet som leder till ohälsa.
– Det gäller att hitta ett förhållningssätt där vi använder tiden på ett mer konstruktivt och avspänt sätt. Inte att skapa ett slags effektivitetshysteri. Det är det jag försöker betona med min bok.

Kronisk tidspress

Effektiv tidshantering bygger självklart också på att organisisera och strukturera sin tid. Här lyfter Angelöw fram betydelsen av att planera in det oförutsedda. Den som missar här riskerar annars att hamna under kronisk tidspress. 
– Har du inte planerat för oförutsedda saker så håller inte din planering. Det är viktigt att ha luft i kalendern. 

Fakta

Tre tankeställare om tidsbrist

  1. Det är lätt att man individualiserar problemet med tidsbrist, men det är också en uppgift för hela organisationen. Stanna upp och reflektera över hur ni hanterar tidsfrågor. Behövs t.ex. en mejlpolicy för att minska mängden onödiga mejl? 
  2. I ivern att spara drar många verksamheter ned på administrationen. Men effekten blir snarare slöseri när anställda med hög kompetens måste syssla med just enkel administration. 
  3.  Varför är det så svårt att ta tag i tidsfrågan? Jo, därför att vi inte tar oss tid. När vi gör det ser vi nästan det självklara i vad vi behöver förändra. 

Fakta

Prioritera rätt!

Bosse Angelöw tipsar om hur du får tiden att räcka till:
  • Gör en nulägesanlys. ”Använder du din tid på bästa sätt? Hitta mönster och försök att ändra.”
  • Skriv att-göra-listor. ”Det är viktigt att få ned det på pränt så att du kan prioritera. Att sedan kunna stryka över ger tillfredställelse”. 
  • Skaffa marginaler. ”Lägg till en dag extra när du lovar leverans av exempelvis en rapport även om beställaren blir lite besviken. Om du sedan kan leverera tidigare blir både du själv och mottagaren glad.”
  • Sluta med kopior. ”Försök hushålla med att cc:a mejl. Det skickas för många kopior som saknar relevans för mottagaren.”
  • Prioritera rätt. ”Använd timern på mobilen när du arbetar med en prioriterad arbetsuppgift. Ställ in på en signal var 30 minut för att ta en paus och att kontrollera att du inte sysslar med andra saker.” 
  • Arbeta sammanhängande. ”Om vi hoppar fram och tillbaka mellan olika uppgifter slösar vi mycket tid. Försök arbeta sammanhängande och att inte bli avbruten.” 
  • Undvik onödiga tankar.”Lägg inte tid på saker som du inte kan påverka. Ett exempel är när du är irriterad över en högre chef, men där du saknar möjligheter att påverka situationen.” 

Fakta

 


Mer på civilekonomen.se