Den här webbplatsen använder cookies. Genom att du fortsätter att använda webbplatsen godkänner du att vi använder cookies. Godkänn
Bosse Angelöw. Foto: Linda Lindström

Så får du koll på din tid

Verktyg  Torbjörn Askman
Tidsbrist och en ständig känsla av att inte hinna med kan skapa både frustration och ohälsa. Helt i onödan, menar arbetsplatsutvecklaren Bosse Angelöw. För Civilekonomen berättar han om verktygen som hjälper dig att få mer gjort på kortare tid.
Att få tiden att räcka till är ett växande problem bland anställda ute i företagen. Det bekräftar Bosse Angelöw som sedan flera decennier arbetar med utveckling av chefer och medarbetare. Bland dem är det många som tyngs av för hög arbetsbelastning och tidspress. Ett fenomen som på senare år blivit allt mer påtagligt. En vanlig orsak är enligt Angelöw organisationernas besparingsiver, som i praktiken ökat den administrativa bördan för den enskilde. Men tidspressen är inte bara en fråga för individen.  
– I dag är det många på en arbetsplats som upplever tidsbrist och då är det inte bara ett individuellt problem utan något som hela organisationen måste jobba med. Det förvånar mig att vi inte har någon större diskussion om de här frågorna ute på arbetsplatserna, säger Bosse Angelöw. 

”Blockerar vår förmåga”

För att erbjuda hjälp bestämde han sig för att skriva en bok i ämnet – Effektiv tidshantering. 
– Vi måste inse att tidspressen, förutom det mänskliga lidandet, blockerar vår förmåga att göra en fullgod arbetsprestation. När vi stressar tappar vi förmågan att prioritera. Det kostar mycket pengar, energi och arbetsglädje. 
Att känna energi och lust är ett av Angelöws tre huvudspår i boken. För tidsbrist kan enligt honom bero på just bristande energi. Omvänt kan den som har mer energi få mer gjort på kortare tid. 
– För vad hjälper det att skriva att-göra-listor om krafterna sedan inte räcker till för att genomföra uppgifterna.  En lösning är att planera efter sina formtoppar. Ett exempel är att lägga möten på morgonen och att göra mer rutinbetonade saker på eftermiddagen när du är lite tröttare, säger han.  
Som viktiga energikällor lyfter han fram kost, sömn, motion, återhämtning, men också vad han kallar för mentala energikällor. Det senare handlar om att fimpa känslan att du inte gör tillräckligt och inte hinner. Rådet blir att i stället för sig själv lyfta fram allt som du faktiskt åstadkommer. 

Ändrad inställning

Ett annat problem är bristen på så kallad meningsskapande energi som i grunden handlar om en snedfördelning av arbetsuppgifter.   
– Jag träffar chefer som tog jobbet för att de ville vara ledare och coacha, men säger att de i stället lägger all tid på administration. De känner inte mening i sitt jobb och berövas därför energi.
Ett annat huvudspår och verktyg till minskad tidspress handlar enligt Angelöw om förhållningssätt och inställning till tiden. 
– Ibland kan ditt förhållningssätt avspegla den objektiva situationen. Men inte alltid. Vem har sagt att du behöver kolla mejlen på kvällen? På arbetsplatserna behöver man diskutera fram vad som är rimliga krav. Vad är good enough? 
Relation till tiden handlar också om att kunna säga nej. Något som vissa kan vara bra på och andra inte alls. Här behöver man hjälpas åt kollegor sinsemellan, menar Angelöw. Gemensamma krafter krävs även vid vad boken kallar för bråttomsjukan som lätt smittar av sig. Här handlar det om personer som vill vara effektiva hela tiden och aldrig slappnar av. Resultatet blir en destruktiv effektivitet som leder till ohälsa.
– Det gäller att hitta ett förhållningssätt där vi använder tiden på ett mer konstruktivt och avspänt sätt. Inte att skapa ett slags effektivitetshysteri. Det är det jag försöker betona med min bok.

Kronisk tidspress

Effektiv tidshantering bygger självklart också på att organisisera och strukturera sin tid. Här lyfter Angelöw fram betydelsen av att planera in det oförutsedda. Den som missar här riskerar annars att hamna under kronisk tidspress. 
– Har du inte planerat för oförutsedda saker så håller inte din planering. Det är viktigt att ha luft i kalendern. 
Fakta

Tre tankeställare om tidsbrist

  1. Det är lätt att man individualiserar problemet med tidsbrist, men det är också en uppgift för hela organisationen. Stanna upp och reflektera över hur ni hanterar tidsfrågor. Behövs t.ex. en mejlpolicy för att minska mängden onödiga mejl? 
  2. I ivern att spara drar många verksamheter ned på administrationen. Men effekten blir snarare slöseri när anställda med hög kompetens måste syssla med just enkel administration. 
  3.  Varför är det så svårt att ta tag i tidsfrågan? Jo, därför att vi inte tar oss tid. När vi gör det ser vi nästan det självklara i vad vi behöver förändra. 
Fakta

Prioritera rätt!

Bosse Angelöw tipsar om hur du får tiden att räcka till:
  • Gör en nulägesanlys. ”Använder du din tid på bästa sätt? Hitta mönster och försök att ändra."
  • Skriv att-göra-listor. ”Det är viktigt att få ned det på pränt så att du kan prioritera. Att sedan kunna stryka över ger tillfredställelse”. 
  • Skaffa marginaler. ”Lägg till en dag extra när du lovar leverans av exempelvis en rapport även om beställaren blir lite besviken. Om du sedan kan leverera tidigare blir både du själv och mottagaren glad.”
  • Sluta med kopior. ”Försök hushålla med att cc:a mejl. Det skickas för många kopior som saknar relevans för mottagaren.”
  • Prioritera rätt. ”Använd timern på mobilen när du arbetar med en prioriterad arbetsuppgift. Ställ in på en signal var 30 minut för att ta en paus och att kontrollera att du inte sysslar med andra saker.” 
  • Arbeta sammanhängande. ”Om vi hoppar fram och tillbaka mellan olika uppgifter slösar vi mycket tid. Försök arbeta sammanhängande och att inte bli avbruten.” 
  • Undvik onödiga tankar.”Lägg inte tid på saker som du inte kan påverka. Ett exempel är när du är irriterad över en högre chef, men där du saknar möjligheter att påverka situationen.” 

Mer på civilekonomen.se

Kasta offerkoftan – se möjligheterna

Verktyg. Offerrollen är självpåtagen, menar ledarkonsulten och författaren Stellan Nordahl. Hans modell ”Medvetna val” kan få oss att tänka nytt och i stället se möjligheterna.

 Igår 11:20

Årets sista nummer av Civilekonomen ute nu!

I årets sista tidning kan du bland annat läsa om ledarskap och hur du kan få gruppen att jobba åt samma håll.

 7 december

Hur få medarbetare att lyssna?

Coachen. Det är vanligt att lägga skulden och ansvaret på medarbetaren när inte kommunikation och prestation fungerar. Men det är oftast fel, menar chefscoachen Malin Trossing, som anser att ett bra ledarskap handlar om att skapa förtroende.

 7 december

Så rankas svenska handelshögskolor

Aktuellt. Sverige har fått med ytterligare en handelshögskola bland de 1 000 bästa i världen. Handelshögskolan i Örebro finns nu med på listan från rankningsinstitutet Eduniversal. Högst rankas fortfarande Handelshögskolan i Stockholm.

 5 december

Vintageintresset blev till business

Min Passion. Inredning, prylar och kläder från svunna decennier är civilekonomen Anni Petré Tjerngrens stora intresse. Nu har hon livnärt sig på intresset för vintage i över två decennier.

 2 december

Fondförvaltare med hållbarhet i sikte

Agenda. Ett drömjobb där en dag sällan är den andra lik även om det finns ett mönster. Så beskriver Anna Strömberg sitt arbete som fondförvaltare av hållbara fonder på Catella.

 1 december

Tävla om gratis Excel-kurser!

Aktuellt. Att behärska Excel blir allt viktigare i arbetslivet. Särskilt för ekonomer. Civilekonomen tävlar nu i samarbete med utbildningsföretaget Learnesy ut tre gratis Excel-kurser.

 24 november

Krönika: A- och B-lagen i gigekonomin

Krönika. Hanna Sistek skriver i sin gästkrönika om de egenanställdas A- och B-lag. Från iPro's till gig-arbetare och alla gråtonerna där emellan.

 30 november

Så digitaliserat är svenskt arbetsliv

Aktuellt. Offentlig sektor är mest digitaliserat, enligt en ny undersökning. Följt, inom privat sektor, av finans och försäkring samt fastighetsbranschen.

 29 november

Så tänker du med personliga brevet

Karriärtipset. Gör alltid det personliga brevet så kort och koncist som möjligt, tipsar karriärcoachen Viveka Andersson. Det viktigaste är vad du har åstadkommit under ditt arbetsliv och vad du kan bidra med.

 28 november

Högskolor inför Excel i utbildningen

Verktyg. Excel blir allt viktigare i arbetslivet. Handelshögskolan i Göteborg och JIBS i Jönköping inför därför i höst en ny onlinekurs i Excel. Samma kurs kan alla medlemmar i Civilekonomerna få tillgång till för ett kraftigt rabatterat pris.

 24 november

Drömarbetsgivarna om hemligheterna

Aktuellt. Att skaffa sig ambassadörer för sitt företags varumärke blir allt viktigare, så kallad employer branding. Men att även få med sig sökande som sållas bort är ett svårare konststycke. Här delar några topprankade drömarbetsgivare med sig av sina hemligheter.

 22 november

Det här lockar toppföretagen med

Aktuellt. PwC, Ikea och SEB hamnar i topp om unga akademiker ska välja vilken arbetsgivare de helst vill få anställning hos inom populära branscher för ekonomer. Men vad är det då som lockar? Civilekonomen har tagit reda på det.

 22 november

Utveckling är viktigast för unga

Aktuellt. Chansen att utvecklas tillsammans med en arbetsgivare är det som lockar unga ekonomer mest när de söker nytt jobb. Därefter kommer bra lön och trevliga kollegor. Det visar en undersökning från Academic Work.

 22 november

”En stor vinst för oss ekonomer”

Aktuellt. Det går att göra karriär i offentlig sektor, försäkrar ekonomichefen Anna Edlund som ser sin utmärkelse Årets Karriär som en vinst för hela branschen.

 21 november

Våra experter

Coachen

Malin Trossing

Hur få medarbetare att lyssna?

 7 december

Så tänker du nytt vid rekrytering

 7 november
Visa alla

Karriärtipset

Viveka Andersson

Så tänker du med personliga brevet

 28 november

Lyft fram det som är viktigt

 24 oktober

Hjälp mig att ta tag i min situation!

 29 september
Visa alla

Medlemsfrågan

Ombudsman

Föräldralediga får inte missgynnas

 18 november

När får jag ta tjänstledigt?

 12 oktober

Hur får jag ett tjänstgöringsbetyg?

 30 september
Visa alla