Den här webbplatsen använder cookies. Genom att du fortsätter att använda webbplatsen godkänner du att vi använder cookies. Godkänn
Bosse Angelöw. Foto: Linda Lindström

Så får du koll på din tid

Verktyg  Torbjörn Askman
Tidsbrist och en ständig känsla av att inte hinna med kan skapa både frustration och ohälsa. Helt i onödan, menar arbetsplatsutvecklaren Bosse Angelöw. För Civilekonomen berättar han om verktygen som hjälper dig att få mer gjort på kortare tid.
Att få tiden att räcka till är ett växande problem bland anställda ute i företagen. Det bekräftar Bosse Angelöw som sedan flera decennier arbetar med utveckling av chefer och medarbetare. Bland dem är det många som tyngs av för hög arbetsbelastning och tidspress. Ett fenomen som på senare år blivit allt mer påtagligt. En vanlig orsak är enligt Angelöw organisationernas besparingsiver, som i praktiken ökat den administrativa bördan för den enskilde. Men tidspressen är inte bara en fråga för individen.  
– I dag är det många på en arbetsplats som upplever tidsbrist och då är det inte bara ett individuellt problem utan något som hela organisationen måste jobba med. Det förvånar mig att vi inte har någon större diskussion om de här frågorna ute på arbetsplatserna, säger Bosse Angelöw. 

”Blockerar vår förmåga”

För att erbjuda hjälp bestämde han sig för att skriva en bok i ämnet – Effektiv tidshantering. 
– Vi måste inse att tidspressen, förutom det mänskliga lidandet, blockerar vår förmåga att göra en fullgod arbetsprestation. När vi stressar tappar vi förmågan att prioritera. Det kostar mycket pengar, energi och arbetsglädje. 
Att känna energi och lust är ett av Angelöws tre huvudspår i boken. För tidsbrist kan enligt honom bero på just bristande energi. Omvänt kan den som har mer energi få mer gjort på kortare tid. 
– För vad hjälper det att skriva att-göra-listor om krafterna sedan inte räcker till för att genomföra uppgifterna.  En lösning är att planera efter sina formtoppar. Ett exempel är att lägga möten på morgonen och att göra mer rutinbetonade saker på eftermiddagen när du är lite tröttare, säger han.  
Som viktiga energikällor lyfter han fram kost, sömn, motion, återhämtning, men också vad han kallar för mentala energikällor. Det senare handlar om att fimpa känslan att du inte gör tillräckligt och inte hinner. Rådet blir att i stället för sig själv lyfta fram allt som du faktiskt åstadkommer. 

Ändrad inställning

Ett annat problem är bristen på så kallad meningsskapande energi som i grunden handlar om en snedfördelning av arbetsuppgifter.   
– Jag träffar chefer som tog jobbet för att de ville vara ledare och coacha, men säger att de i stället lägger all tid på administration. De känner inte mening i sitt jobb och berövas därför energi.
Ett annat huvudspår och verktyg till minskad tidspress handlar enligt Angelöw om förhållningssätt och inställning till tiden. 
– Ibland kan ditt förhållningssätt avspegla den objektiva situationen. Men inte alltid. Vem har sagt att du behöver kolla mejlen på kvällen? På arbetsplatserna behöver man diskutera fram vad som är rimliga krav. Vad är good enough? 
Relation till tiden handlar också om att kunna säga nej. Något som vissa kan vara bra på och andra inte alls. Här behöver man hjälpas åt kollegor sinsemellan, menar Angelöw. Gemensamma krafter krävs även vid vad boken kallar för bråttomsjukan som lätt smittar av sig. Här handlar det om personer som vill vara effektiva hela tiden och aldrig slappnar av. Resultatet blir en destruktiv effektivitet som leder till ohälsa.
– Det gäller att hitta ett förhållningssätt där vi använder tiden på ett mer konstruktivt och avspänt sätt. Inte att skapa ett slags effektivitetshysteri. Det är det jag försöker betona med min bok.

Kronisk tidspress

Effektiv tidshantering bygger självklart också på att organisisera och strukturera sin tid. Här lyfter Angelöw fram betydelsen av att planera in det oförutsedda. Den som missar här riskerar annars att hamna under kronisk tidspress. 
– Har du inte planerat för oförutsedda saker så håller inte din planering. Det är viktigt att ha luft i kalendern. 
Fakta

Tre tankeställare om tidsbrist

  1. Det är lätt att man individualiserar problemet med tidsbrist, men det är också en uppgift för hela organisationen. Stanna upp och reflektera över hur ni hanterar tidsfrågor. Behövs t.ex. en mejlpolicy för att minska mängden onödiga mejl? 
  2. I ivern att spara drar många verksamheter ned på administrationen. Men effekten blir snarare slöseri när anställda med hög kompetens måste syssla med just enkel administration. 
  3.  Varför är det så svårt att ta tag i tidsfrågan? Jo, därför att vi inte tar oss tid. När vi gör det ser vi nästan det självklara i vad vi behöver förändra. 
Fakta

Prioritera rätt!

Bosse Angelöw tipsar om hur du får tiden att räcka till:
  • Gör en nulägesanlys. ”Använder du din tid på bästa sätt? Hitta mönster och försök att ändra."
  • Skriv att-göra-listor. ”Det är viktigt att få ned det på pränt så att du kan prioritera. Att sedan kunna stryka över ger tillfredställelse”. 
  • Skaffa marginaler. ”Lägg till en dag extra när du lovar leverans av exempelvis en rapport även om beställaren blir lite besviken. Om du sedan kan leverera tidigare blir både du själv och mottagaren glad.”
  • Sluta med kopior. ”Försök hushålla med att cc:a mejl. Det skickas för många kopior som saknar relevans för mottagaren.”
  • Prioritera rätt. ”Använd timern på mobilen när du arbetar med en prioriterad arbetsuppgift. Ställ in på en signal var 30 minut för att ta en paus och att kontrollera att du inte sysslar med andra saker.” 
  • Arbeta sammanhängande. ”Om vi hoppar fram och tillbaka mellan olika uppgifter slösar vi mycket tid. Försök arbeta sammanhängande och att inte bli avbruten.” 
  • Undvik onödiga tankar.”Lägg inte tid på saker som du inte kan påverka. Ett exempel är när du är irriterad över en högre chef, men där du saknar möjligheter att påverka situationen.” 

Mer på civilekonomen.se

”Folk gillar att dela med sig”

Reportage. Appar och digitala plattformar har gjort det lättare för personer att göra affärer direkt med varandra – utan mellanhänder. Som privatperson finns en uppsjö av möjligheter att spara pengar där du blir en del av en gemenskap som gör nytta för miljön och din privata plånbok. Civilekonomen tittar på hur du gör för att dela med andra.

 24 juli

Nio tips för att hitta nytt jobb i sommar

Lediga dagar gör att många väljer att titta över cv och ansökningshandlingar, helt enkelt för att öka möjligheterna att hitta nytt jobb i höst. Mats Kullenberg är vd för Dreamwork som är stora inom ekonomrekrytering. Han menar att ekonomer generellt är dåliga på att använda sig av den största möjligheten till nytt jobb. Här delar han med sig av sina bästa tips för att öka chanserna att hitta nytt jobb.

 28 juni

Det våras för framtidens valutor

Agenda. Blockkedjor och kryptovalutor – som bitcoin – är här för att stanna. Det hävdar Handelsprofessorn Robin Teigland med bestämdhet. Redan nu sker närmare 200 000 bitcoin-transaktioner – varje dag.

 14 juli

Hur får jag lika lön som kollegan?

Medlemsfrågan. Du har insett att du har lägre lön än kolegorna, fast ni gör samma jobb. Vad säger du på lönesamtalet? Ombudsman Lise Iderström svarar på en svår fråga.

 5 juli

Hur får jag både karriär och familj?

Karriärtipset. Du vill byta arbetsgivare men upplever att du väljs bort på grund av din ålder. Hur kommer du runt problemet och visar att du är bäst lämpad för en tjänst? Viveka Andersson guidar i en svår fråga kring karriären.

 28 juni

Kollegan tar kritik alltför personligt

Coachen. Jag jobbar som mellanchef och i min närmaste arbetsgrupp har jag en anställd som tar frågor och kritik väldigt personligt. Hur ska jag agera för att få en konstruktiv gruppdiskussion som inte slutar i att min kollega går i försvarsställning eller till personangrepp? Chefscoach Malin Trossing ger sina bästa tips på dilemmat.

 20 juni

"Nu är inköparen en mjukis"

Agenda. Inköp handlar inte längre om pris utan om strategi, kommunikation och hållbarhet. Det menar Tomas Steiner som är aktuell med en ny bok i ämnet.

 15 juni

Hon håller i 20 procent av vår BNP

Mötet. Som chefsekonom på Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) är Bettina Kashefi en av landets mäktigaste ekonomer. Vägen dit har varit lika oplanerad som lustfylld.

 10 juni

Hur kommer vi vidare efter förändringar?

Coachen. Hur får man med sig medarbetarna på tåget efter en stor förändring inom företaget? Coach Malin Trossing har tips på lösning.

 7 juni

Civilekonomen nr 5 ute nu!

Mer om innehållet hittar du här.

 7 juni

"I naturen klär man av sig titlarna"

Agenda. Lars Lundström lämnade näringslivet för att bli generalsekreterare för Friluftsfrämjandet. Han växte upp med både Skogsmulle och äventyr i Jämtlandsfjällen. Nu vill han att alla som inte har fått friluftslivet gratis hemifrån ska få chansen att upptäcka det.

 1 juni

Offentlig sektor behöver ekonomer!

Reportage. För ekonomer som vill göra samhällsnytta och jobba närmare politiken finns anledningar att jubla. Till följd av pensionsavgångar är den offentliga sektorn i stort behov av kvalificerade ekonomer – i synnerhet på chefsnivå.

 31 maj

Bli kreativ av alla krav

Verktyg. Kraven i arbetslivet gör att vi riskerar att drabbas av prestationsångest. Men det går att blir stärkt av den och att låta prestationsångesten bli en del av en kreativ process. Psykolog Paul Moxnes ger sina bästa tips på hur du ökar din kapacitet genom att vända ångesten till din fördel.

 27 maj

När moralen krockar med vardagen

Verktyg. Hur ska jag agera om jag tvingas täcka upp för en fuskande chef, när jag själv är beroende av denne för min egen karriär? Frågor om moral är inte alltid svart-vita. Ledarskapsexperten sofia nilsson har grävt djupt i frågor kring ledarskap och moraliska dilemman.

 23 maj

Ekonomer allt mer stressade på jobbet

Allt fler civilekonomer tycker att deras hälsa påverkas på grund av hög arbetsbelastning. Samtidigt är det ökade kravet på tillgänglighet en stressfaktor och många anser att arbetsmiljöfrågor diskuteras för lite på jobbet.

 16 maj