Den här webbplatsen använder cookies. Genom att du fortsätter att använda webbplatsen godkänner du att vi använder cookies. Godkänn
Bosse Angelöw. Foto: Linda Lindström

Så får du koll på din tid

Verktyg  Torbjörn Askman
Tidsbrist och en ständig känsla av att inte hinna med kan skapa både frustration och ohälsa. Helt i onödan, menar arbetsplatsutvecklaren Bosse Angelöw. För Civilekonomen berättar han om verktygen som hjälper dig att få mer gjort på kortare tid.
Att få tiden att räcka till är ett växande problem bland anställda ute i företagen. Det bekräftar Bosse Angelöw som sedan flera decennier arbetar med utveckling av chefer och medarbetare. Bland dem är det många som tyngs av för hög arbetsbelastning och tidspress. Ett fenomen som på senare år blivit allt mer påtagligt. En vanlig orsak är enligt Angelöw organisationernas besparingsiver, som i praktiken ökat den administrativa bördan för den enskilde. Men tidspressen är inte bara en fråga för individen.  
– I dag är det många på en arbetsplats som upplever tidsbrist och då är det inte bara ett individuellt problem utan något som hela organisationen måste jobba med. Det förvånar mig att vi inte har någon större diskussion om de här frågorna ute på arbetsplatserna, säger Bosse Angelöw. 

”Blockerar vår förmåga”

För att erbjuda hjälp bestämde han sig för att skriva en bok i ämnet – Effektiv tidshantering. 
– Vi måste inse att tidspressen, förutom det mänskliga lidandet, blockerar vår förmåga att göra en fullgod arbetsprestation. När vi stressar tappar vi förmågan att prioritera. Det kostar mycket pengar, energi och arbetsglädje. 
Att känna energi och lust är ett av Angelöws tre huvudspår i boken. För tidsbrist kan enligt honom bero på just bristande energi. Omvänt kan den som har mer energi få mer gjort på kortare tid. 
– För vad hjälper det att skriva att-göra-listor om krafterna sedan inte räcker till för att genomföra uppgifterna.  En lösning är att planera efter sina formtoppar. Ett exempel är att lägga möten på morgonen och att göra mer rutinbetonade saker på eftermiddagen när du är lite tröttare, säger han.  
Som viktiga energikällor lyfter han fram kost, sömn, motion, återhämtning, men också vad han kallar för mentala energikällor. Det senare handlar om att fimpa känslan att du inte gör tillräckligt och inte hinner. Rådet blir att i stället för sig själv lyfta fram allt som du faktiskt åstadkommer. 

Ändrad inställning

Ett annat problem är bristen på så kallad meningsskapande energi som i grunden handlar om en snedfördelning av arbetsuppgifter.   
– Jag träffar chefer som tog jobbet för att de ville vara ledare och coacha, men säger att de i stället lägger all tid på administration. De känner inte mening i sitt jobb och berövas därför energi.
Ett annat huvudspår och verktyg till minskad tidspress handlar enligt Angelöw om förhållningssätt och inställning till tiden. 
– Ibland kan ditt förhållningssätt avspegla den objektiva situationen. Men inte alltid. Vem har sagt att du behöver kolla mejlen på kvällen? På arbetsplatserna behöver man diskutera fram vad som är rimliga krav. Vad är good enough? 
Relation till tiden handlar också om att kunna säga nej. Något som vissa kan vara bra på och andra inte alls. Här behöver man hjälpas åt kollegor sinsemellan, menar Angelöw. Gemensamma krafter krävs även vid vad boken kallar för bråttomsjukan som lätt smittar av sig. Här handlar det om personer som vill vara effektiva hela tiden och aldrig slappnar av. Resultatet blir en destruktiv effektivitet som leder till ohälsa.
– Det gäller att hitta ett förhållningssätt där vi använder tiden på ett mer konstruktivt och avspänt sätt. Inte att skapa ett slags effektivitetshysteri. Det är det jag försöker betona med min bok.

Kronisk tidspress

Effektiv tidshantering bygger självklart också på att organisisera och strukturera sin tid. Här lyfter Angelöw fram betydelsen av att planera in det oförutsedda. Den som missar här riskerar annars att hamna under kronisk tidspress. 
– Har du inte planerat för oförutsedda saker så håller inte din planering. Det är viktigt att ha luft i kalendern. 
Fakta

Tre tankeställare om tidsbrist

  1. Det är lätt att man individualiserar problemet med tidsbrist, men det är också en uppgift för hela organisationen. Stanna upp och reflektera över hur ni hanterar tidsfrågor. Behövs t.ex. en mejlpolicy för att minska mängden onödiga mejl? 
  2. I ivern att spara drar många verksamheter ned på administrationen. Men effekten blir snarare slöseri när anställda med hög kompetens måste syssla med just enkel administration. 
  3.  Varför är det så svårt att ta tag i tidsfrågan? Jo, därför att vi inte tar oss tid. När vi gör det ser vi nästan det självklara i vad vi behöver förändra. 
Fakta

Prioritera rätt!

Bosse Angelöw tipsar om hur du får tiden att räcka till:
  • Gör en nulägesanlys. ”Använder du din tid på bästa sätt? Hitta mönster och försök att ändra."
  • Skriv att-göra-listor. ”Det är viktigt att få ned det på pränt så att du kan prioritera. Att sedan kunna stryka över ger tillfredställelse”. 
  • Skaffa marginaler. ”Lägg till en dag extra när du lovar leverans av exempelvis en rapport även om beställaren blir lite besviken. Om du sedan kan leverera tidigare blir både du själv och mottagaren glad.”
  • Sluta med kopior. ”Försök hushålla med att cc:a mejl. Det skickas för många kopior som saknar relevans för mottagaren.”
  • Prioritera rätt. ”Använd timern på mobilen när du arbetar med en prioriterad arbetsuppgift. Ställ in på en signal var 30 minut för att ta en paus och att kontrollera att du inte sysslar med andra saker.” 
  • Arbeta sammanhängande. ”Om vi hoppar fram och tillbaka mellan olika uppgifter slösar vi mycket tid. Försök arbeta sammanhängande och att inte bli avbruten.” 
  • Undvik onödiga tankar.”Lägg inte tid på saker som du inte kan påverka. Ett exempel är när du är irriterad över en högre chef, men där du saknar möjligheter att påverka situationen.” 

Mer på civilekonomen.se

Högre medellön för civilekonomer

Aktuellt. Nu är den nya lönestatistiken för ekonomer klar. Snittlönen för förbundets medlemmar har gått upp ytterligare från 2015, liksom den rekommenderade ingångslönen. Det kan konstateras när lönesök för Civilekonomernas medlemmar nu är klart.

 Igår 8:08

Ny master i digital handel till Borås

Aktuellt. En stor del av den växande e-handeln sker från Boråsregionen. Det är därför ingen slump att det är just högskolan i Borås som i höst startar ett masterprogram för management i digital handel.

 20 januari

Drivet bottnar i uppväxten

Mötet. Negin Azimi betraktas som en supertalang inom näringslivet och är världens yngsta TEDx-arrangör. Hennes driv bottnar i uppväxten och mammans utanförskap. Nu siktar hon mot Handelshögskolan – sedan vill hon förändra världen.

 19 januari

Grupptrycket avgör våra beslut

Aktuellt. Det är grupptrycket, inte ekonomiska faktorer, som har den största påverkan kring de beslut vi tar. Det menar Per Kristensson, professor i psykologi vid Centrum för tjänsteforskning på Karlstads universitet.

 19 januari

Tips inför första anställningen

Medlemsfrågan. Stäm av om arbetsgivaren har kollektivavtal. Utan kollektivavtal är checklistan med punkter att förhandla om längre vid en anställning, konstaterar ombudsman Caroline Lindeberg.

 18 januari

Kändisarnas bästa studentminnen

Aktuellt. Många civilekonomer har haft framgångsrika karriärer efter avslutad utbildning. Magdalena Andersson, David Batra och sex andra välkända civilekonomer berättar om sina bästa minnen från studietiden.

 17 januari

”Ekonomstudenter borde plugga IT”

Agenda. Studenten och entreprenören Carolin Solskär tycker att fler ekonomstudenter borde plugga IT. Man måste inte kunna programmera själv, men man måste förstå programmering för att kunna vara innovativ, menar hon.

 17 januari

Civilekonomen – studentspecial!

Hur skriver man ett cv? Vad ska du begära i ingångslön? Hur kan studietiden ge en extra knuff för karriären? Och hur kan du finansiera en start-up? Civilekonomens studentspecial ger svaret på alla de här frågorna – och några till.

 16 januari

Flydde kriget – startat ny karriär

Aktuellt. Reema Orfaly flydde från kriget i Syrien 2014. I dag stortrivs hon på sitt jobb på en svensk redovisningsbyrå. I framtiden siktar hon på att bli ekonomichef.

 13 januari

Här är de hetaste cv-trenderna

Aktuellt. Ditt cv har aldrig varit viktigare. Med snyggare formgivning, en lockande sammanfattning och länk till din Linkedin-profil är det nu cv:t, inte det personliga brevet, som ska fånga rekryterarnas uppmärksamhet.

 10 januari

Svenska Mässan satsar på ekonomer

Aktuellt. Ekonomibranschen får en helt ny mässa. Ekonomi Expo har premiär på Svenska Mässan i Göteborg i november. Det är en av få mässor för yrkesverksamma ekonomer. Däremot finns det massor av mässor ämnade för ekonomstudenter. Vi har listat dem.

 12 januari

Han skrev den bästa avhandlingen

Aktuellt. ”Som forskare blir man glad över att lyckas väcka nya tankar, insikter och skapa engagemang”, säger Carl Henning Christner, som belönats med Oskar Sillén-priset för sin doktorsavhandling i företagsekonomi.

 12 januari

Brist på lärare hotar ekonomutbildningen

Aktuellt. Kampen att få tag på lärare inom ekonomiämnen till svenska universitet och högskolor är hård. Det tuffa klimatet för de som undervisar gör att studenterna riskerar att snart sitta inför tomma lärarstolar.

 8 januari

Oväntat få oroliga för digitaliseringen

Aktuellt. Flera hundratusentals jobb har redan automatiserats bort. Och fler kommer att försvinna, däribland många redovisningsjobb, säger nationalekonomen Stefan Fölster. Men svenskarna är trots detta inte särskilt oroliga för sina egna arbeten, visar en ny undersökning.

 5 januari

Könsskillnader i val av vidareutbildning

Aktuellt. Besöksstatistik från Utbildning.se visar att fler kvinnor än män satsar på kompetensutveckling inom ekonomiområdet. Samtidigt visar annan statistik att fler kvinnor än män utbildar sig till ekonomer på högskolenivå och att det snart också är fler yrkesverksamma ekonomer av kvinnligt kön.

 4 januari

Våra experter

Medlemsfrågan

Ombudsman

Tips inför första anställningen

 18 januari

Vad gäller för förskottssemester?

 20 december 2016

Föräldralediga får inte missgynnas

 18 november 2016
Visa alla

Karriärtipset

Viveka Andersson

Hur utvecklas utan att byta arbete?

 23 december 2016

Så tänker du med personliga brevet

 28 november 2016

Lyft fram det som är viktigt

 24 oktober 2016
Visa alla

Lönefrågan

Sören Lundgren

Har jag haft dålig löneutveckling?

 15 december 2016

Skillnaden kan vara övertidsersättning

 14 november 2016

Hur stor ska provisionen vara?

 6 oktober 2016
Visa alla