Den här webbplatsen använder cookies. Genom att du fortsätter att använda webbplatsen godkänner du att vi använder cookies. Godkänn
Bosse Angelöw. Foto: Linda Lindström

Så får du koll på din tid

Verktyg  Torbjörn Askman
Tidsbrist och en ständig känsla av att inte hinna med kan skapa både frustration och ohälsa. Helt i onödan, menar arbetsplatsutvecklaren Bosse Angelöw. För Civilekonomen berättar han om verktygen som hjälper dig att få mer gjort på kortare tid.
Att få tiden att räcka till är ett växande problem bland anställda ute i företagen. Det bekräftar Bosse Angelöw som sedan flera decennier arbetar med utveckling av chefer och medarbetare. Bland dem är det många som tyngs av för hög arbetsbelastning och tidspress. Ett fenomen som på senare år blivit allt mer påtagligt. En vanlig orsak är enligt Angelöw organisationernas besparingsiver, som i praktiken ökat den administrativa bördan för den enskilde. Men tidspressen är inte bara en fråga för individen.  
– I dag är det många på en arbetsplats som upplever tidsbrist och då är det inte bara ett individuellt problem utan något som hela organisationen måste jobba med. Det förvånar mig att vi inte har någon större diskussion om de här frågorna ute på arbetsplatserna, säger Bosse Angelöw. 

”Blockerar vår förmåga”

För att erbjuda hjälp bestämde han sig för att skriva en bok i ämnet – Effektiv tidshantering. 
– Vi måste inse att tidspressen, förutom det mänskliga lidandet, blockerar vår förmåga att göra en fullgod arbetsprestation. När vi stressar tappar vi förmågan att prioritera. Det kostar mycket pengar, energi och arbetsglädje. 
Att känna energi och lust är ett av Angelöws tre huvudspår i boken. För tidsbrist kan enligt honom bero på just bristande energi. Omvänt kan den som har mer energi få mer gjort på kortare tid. 
– För vad hjälper det att skriva att-göra-listor om krafterna sedan inte räcker till för att genomföra uppgifterna.  En lösning är att planera efter sina formtoppar. Ett exempel är att lägga möten på morgonen och att göra mer rutinbetonade saker på eftermiddagen när du är lite tröttare, säger han.  
Som viktiga energikällor lyfter han fram kost, sömn, motion, återhämtning, men också vad han kallar för mentala energikällor. Det senare handlar om att fimpa känslan att du inte gör tillräckligt och inte hinner. Rådet blir att i stället för sig själv lyfta fram allt som du faktiskt åstadkommer. 

Ändrad inställning

Ett annat problem är bristen på så kallad meningsskapande energi som i grunden handlar om en snedfördelning av arbetsuppgifter.   
– Jag träffar chefer som tog jobbet för att de ville vara ledare och coacha, men säger att de i stället lägger all tid på administration. De känner inte mening i sitt jobb och berövas därför energi.
Ett annat huvudspår och verktyg till minskad tidspress handlar enligt Angelöw om förhållningssätt och inställning till tiden. 
– Ibland kan ditt förhållningssätt avspegla den objektiva situationen. Men inte alltid. Vem har sagt att du behöver kolla mejlen på kvällen? På arbetsplatserna behöver man diskutera fram vad som är rimliga krav. Vad är good enough? 
Relation till tiden handlar också om att kunna säga nej. Något som vissa kan vara bra på och andra inte alls. Här behöver man hjälpas åt kollegor sinsemellan, menar Angelöw. Gemensamma krafter krävs även vid vad boken kallar för bråttomsjukan som lätt smittar av sig. Här handlar det om personer som vill vara effektiva hela tiden och aldrig slappnar av. Resultatet blir en destruktiv effektivitet som leder till ohälsa.
– Det gäller att hitta ett förhållningssätt där vi använder tiden på ett mer konstruktivt och avspänt sätt. Inte att skapa ett slags effektivitetshysteri. Det är det jag försöker betona med min bok.

Kronisk tidspress

Effektiv tidshantering bygger självklart också på att organisisera och strukturera sin tid. Här lyfter Angelöw fram betydelsen av att planera in det oförutsedda. Den som missar här riskerar annars att hamna under kronisk tidspress. 
– Har du inte planerat för oförutsedda saker så håller inte din planering. Det är viktigt att ha luft i kalendern. 
Fakta

Tre tankeställare om tidsbrist

  1. Det är lätt att man individualiserar problemet med tidsbrist, men det är också en uppgift för hela organisationen. Stanna upp och reflektera över hur ni hanterar tidsfrågor. Behövs t.ex. en mejlpolicy för att minska mängden onödiga mejl? 
  2. I ivern att spara drar många verksamheter ned på administrationen. Men effekten blir snarare slöseri när anställda med hög kompetens måste syssla med just enkel administration. 
  3.  Varför är det så svårt att ta tag i tidsfrågan? Jo, därför att vi inte tar oss tid. När vi gör det ser vi nästan det självklara i vad vi behöver förändra. 
Fakta

Prioritera rätt!

Bosse Angelöw tipsar om hur du får tiden att räcka till:
  • Gör en nulägesanlys. ”Använder du din tid på bästa sätt? Hitta mönster och försök att ändra."
  • Skriv att-göra-listor. ”Det är viktigt att få ned det på pränt så att du kan prioritera. Att sedan kunna stryka över ger tillfredställelse”. 
  • Skaffa marginaler. ”Lägg till en dag extra när du lovar leverans av exempelvis en rapport även om beställaren blir lite besviken. Om du sedan kan leverera tidigare blir både du själv och mottagaren glad.”
  • Sluta med kopior. ”Försök hushålla med att cc:a mejl. Det skickas för många kopior som saknar relevans för mottagaren.”
  • Prioritera rätt. ”Använd timern på mobilen när du arbetar med en prioriterad arbetsuppgift. Ställ in på en signal var 30 minut för att ta en paus och att kontrollera att du inte sysslar med andra saker.” 
  • Arbeta sammanhängande. ”Om vi hoppar fram och tillbaka mellan olika uppgifter slösar vi mycket tid. Försök arbeta sammanhängande och att inte bli avbruten.” 
  • Undvik onödiga tankar.”Lägg inte tid på saker som du inte kan påverka. Ett exempel är när du är irriterad över en högre chef, men där du saknar möjligheter att påverka situationen.” 

Mer på civilekonomen.se

Hjälp mig att ta tag i min situation!

Karriärtipset. Du känner dig pressad på jobbet och har blivit uppmanad att söka nytt jobb för att inte bli utbränd. Hur ska du kunna gå vidare till ett nytt jobb när du redan går på batterireserven? Karriärcoach Viveka Andersson ger tips.

 Idag 8:04

Chef och kompis – går det?

Coachen. Du har blivit erbjuden en befordran. Men de du kommer att bli chef över är dina privata vänner. Hur ska du göra nu? Malin Trossing guidar i frågan.

 Igår 7:59

Gästkrönika: Början på en ny era

Krönika. Gästkrönikör Hanna Sistek berättar om hur hon äntrat blockkedjornas värld och upptäckt vilka svindlande möjligheter Pengarnas Internet innebär. Hon ser början på en ny epok.

 26 september

Dags att diskutera arbetslivet

Det är dags att börja diskutera arbetslivet på riktigt, att luckra upp fastslagna normeringar och fördomar. Annars kommer vi ha svårt att ställa om till robotiseringen. Det menar Bodil Jönsson, professor och författare, som är aktuell med sin nya bok Tio tankar om arbete.

 I förrgår 8:05

Fyra trender för framtiden

Inte bara ekonomer påverkas av teknikutvecklingen. Oavsett bransch kommer den som väljer att stå utanför den nya tekniken snart se sig omsprungen av andra. Det paradigmskifte som nu pågår påverkar alla, oavsett om man vill eller inte. – Det är bättre att själv välja när man ska bli omodern än att andra väljer åt dig och springer förbi. Hänger du inte med riskerar du att åka bort, helt enkelt, säger Magnus Kempe på Kairos future.

 26 september

Fem affärsmodeller för framgång

Det är inte bara ekonomernas arbetsmarknad som förändras. Vad händer med företagen då omvärlden förändras i rask takt? Vilka är vinnare och vilka riskerar att förlora? Fem företagsmodeller sticker ut som vinnare i en ny rapport från Kairos future och branschorganisationen FAR.

 23 september

Philip Kotler till Stockholm

Philip Kotler, som hunnit bli 85 år, är en legend inom strategisk marknadsföring. I november kommer han till Stockholm för ett unikt seminarium där han delar scen med den svenske entreprenören Christian von Koenigsegg.

 22 september

Nyttigt att leka på jobbet

Agenda. Är det okej att leka på jobbet? Javisst, tycker psykologen Samuel West som gärna trycker på hur leken ökar kreativiteten och arbetsglädjen och skapar tryggare arbetsgrupper.

 22 september

Kvinnorna riskerar fastna i robotfällan

Kvinnor riskerar att halka efter på arbetsmarknaden i framtiden. Ny teknik tar över enklare jobb i kvinnodominerade yrkeskategorier, som exempelvis ekonomiassistenter, samtidigt som färre kvinnor väljer en karriär inom de branscher där nya och välbetalda jobb skapas. Hur ska man då göra för att vara attraktiv på en robotiserad arbetsmarknad? Civilekonomen tipsar.

 21 september

Vad har en produktchef för lön?

Lönefrågan. Du har blivit erbjuden en tjänst som produktchef i ett konkurrerande företag, men var ska du lägga dig lönemässigt? Sören Lundgren vet hur lönerna ser ut i landet.

 16 september

Hur byter jag bransch?

Karriärtipset. Efter att ha arbetat i några år i en tjänst där du inte riktigt känner att du har fått använda din fulla kompetens, så vill du byta bransch. Hur gör du för att visa att du är rätt person för en annan slags tjänst? Viveka Andersson guidar i en svår fråga.

 16 september

Folksams vd: Jag har gjort massor av misstag

Mötet. Han har stundtals haft det hett om öronen och är inte sen att erkänna sina svagheter. Folksams koncernchef Jens Henriksson ger intryck av att vara ett effektivitetsmonster men vill helst beskrivas som snäll.

 16 september

Så använder du big data rätt

Verktyg. Med mängder av information om kunderna gäller det att ha koll på var gränsen mellan rätt och fel användning går. Inte enbart rent juridiskt, utan även moraliskt, för ett klavertramp skulle spridas snabbt i sociala medier.

 15 september

Två delar på titeln Årets revisionsbyrå

Trots skandalerna är förtroendet ganska intakt för revisionsbranschen. Åtminstone jämfört med förra året då hela branschen backade. Det visar årets Finansbarometer. KPMG och PwC delar på utmärkelsen Årets revisionsbyrå 2016.

 14 september

Så skapas nya affärer med big data

Verktyg. Big data har de senaste åren blivit allt mer i ropet. Möjligheterna att göra förbättringar och skapa nya affärer utifrån stora insamlade mängder av data ökar, eftersom det samlas in allt mer information och – inte minst – metoderna för att hantera all data utvecklas.

 14 september

Våra experter

Karriärtipset

Viveka Andersson

Hjälp mig att ta tag i min situation!

 Idag 8:04

Hur byter jag bransch?

 16 september

Hur får jag tillbaka arbetsglädjen?

 22 augusti
Visa alla

Coachen

Malin Trossing

Chef och kompis – går det?

 Igår 7:59

Så får du respekt som ny chef

 30 augusti
Visa alla

Lönefrågan

Sören Lundgren

Vad har en produktchef för lön?

 16 september

Vad betyder en befordran för min lön?

 7 september

Lönar det sig att byta bransch?

 16 augusti
Visa alla