Coachtips
"Jagad av tiden"
Patrick Grimlund
Svar: Att bli mer effektiv handlar om att ta kontroll över hur du använder tiden, prioritera vad som är viktigt och fundera över vilka mål du vill uppnå. Ordet effektiv kan ibland väcka negativa associationer, många tror att de ska göra ännu mer på kortare tid, men det handlar helt enkelt om att göra rätt saker på ett smartare sätt. Sätt upp en målbild hur du vill vara som effektiv chef och se även till att följa upp den målbilden. Se till att du har en realistisk bild av vad din tid räcker till. Formulera för dig själv vilket mål du har med ditt arbete, vad som är viktigast att uppnå. Skapa en tidsbudget och en regelbunden vana att reflektera över vad du faktiskt gör.
Tänk igenom hur du hanterar e-post, telefon, möten. E-post är en tidsslukare. Ring i stället när det går. Gör ett system så att du inte behöver öppna ett brev och fundera över vad du ska göra med det mer än en gång. Sortera i mappar. Möten kan vara otroligt ineffektiva. Är mötet befogat? Mötets syfte ska vara välformulerat och tydligt.
Börja veckoplanera. Prioritera och tidsbestäm de olika aktiviteterna. Starta med att tänka igenom vilka fem, sex saker som ska ha hänt den här veckan för att du ska känna att det har varit en bra vecka. Kontrollera vid veckans slut vad tiden i den gångna veckan egentligen gick åt till. Var det till hälften oförutsedda händelser? Om det är så din arbetsvardag ser ut måste du också planera in tid för att hantera det oförutsedda. Som sagt, att bli mer effektiv handlar om att ta kontroll över hur du använder tiden.
Kommentarer
Skriv ny kommentar
Möteskultur, en ledningsstrategisk fråga
Hej!
Ett av de stora energi och tidstjuvarna idag är ineffektiva möten och mailbombningar från huvudkontoret.
Vi sitter i snitt, alla branscher och yrken över en kam, 25% av arbetstiden i möten. I ett företag med 100 anställda investeras ca 16 milj sek i faktisk mötestid på ett år.
Hälften av alla möten är kontraproduktiva visar studier från USA (mer statistik och fakta i min blogg).
Vi har identifierat fyra anledningar till varför det ser ut som det gör.
1. Ingen kultur till ständiga förbättringar (jämför med produktionen!)
2. Ingen äger frågan i ledningsgruppen. Trots att så mycket tids investering så vet ingen i ledningsgruppen vad detta kostar. Trots att all tid i möten också påverkar produktionen.
3. Kunskapsbrist! Hand upp om du har någon som utbildad mötesledare i din organisation! 1/3 av alla möten tar energi av medarbetarna. Trots att ingen har den avsikten. Det krävs bra mötesledare med kunskap för att skapa möten som optimerar effekten.
4. Ingen leder utvecklingen. Ta nästan vilken mötesanläggning som helst, eller konferensrum på arbetsplatserna, så ser de lika ut idag som för 50 år sedan!
Ledningsgruppen behöver kompetens inom detta för det är en ledningsstrategisk fråga och inte en fråga som alla enskilda medarbetare skall bestämma över själv. Organisationen behöver en gemensam möteskultur (i den ingår e.postkultur, telefonkultur bl.a.). Det kan inte vara upp till var och en. Då blir det som det är i de flesta organisationer idag, "Management by hope".
Läs gärna min mötesblogg där hittar du tips hur ni kan gå tillväga.
http://mickedarmell.wordpress.com/
Lycka till!
Micke Darmell, mötesevangelist
Micke Darmell
mån, 2011-03-14 14:46